Zahraniční cesty

Kontakt a úřední hodiny

Zahraniční služební cesty, žádosti a vyúčtování vyřizuje:

Mgr. Agnes Hausknotzová
referentka pro vědu a doktorské studium
Oddělení pro Vědu a výzkum, děkanát FF UP, Kateřinská 17, dveře č. 4.07
tel.: 585 633 013
e-mail: agnes.hausknotzova@upol.cz

Úřední hodiny

Po     9.00 - 11.00     13.00 - 15.00
Út     9.00 - 11.00 
St     9.00 - 11.00     13.00 - 15.00
Čt     9.00 - 11.00 

Před zahájením

  1. Před každou zahraniční cestou je zaměstnanec povinen vyplnit platný formulář Cestovního příkazu (CP v pdf) k zahraniční pracovní cestě
    • Zaměstnanec vyplňuje body č. 1, 2 a 3. Zaměstnanec zajistí podpis vedoucího katedry (nebo jeho zástupce), příp. garanta, pokud je cesta hrazena z grantu. Vedoucím kateder schvaluje cestovní příkaz děkan. CP dále schvaluje proděkan pro zahraniční záležitosti. Jeho podpis zajistí ZO. Bod č. 4 vyplňuje ZO.
    • ZO   nebude   zajišťovat podpisy zpětně!!!
    • VZOR vyplněného formuláře CP Zaměstnanec vyplňuje pouze to, co je ve formuláři psáno červeně.
    • Pokud jedete na konferenci, CP by měl obsahovat také její program.
    • Zahraniční cesty studentů v doktorské formě studia, kteří nemají s UP uzavřenou pracovní smlouvu, vyřizuje paní Agnes Hausknotzová, referentka pro vědu a výzkum.
  2. Pokud plánujete jet do zahraničí autem, je nutné kromě CP vyplnit také Žádost o použití soukromého vozidla a zajistit na ní podpisy nadřízeného pracovníka a tajemnice fakulty.  Vyplněnou a podepsanou žádost odevzdejte na ZO.
    • NEZAPOMEŇTE, že: Pro pracovní cesty nelze použít vozidlo, které není havarijně pojištěno!
    • Jedete-li na zahraniční cestu autem poprvé, je nutné přinést na ZO kopii tzv. velkého technického průkazu a havarijní pojistky.
    • Zaměstnanec je povinen před cestou absolvovat školení řidičů (seznam proškolených zaměstnanců je na ZO nebo na ekonomickém oddělení - dále jen EO).
  3. ZO zaměstnanci poskytne zúčtovatelnou zálohu na cestovní výdaje, tj. na jízdné, ubytování, vedlejší výdaje a stravu, příp. na kapesné (viz níže), a to jak v českých korunách (např. na zpáteční vlakovou jízdenku, která je v CZK), tak ve valutách, pokud zaměstnanec tuto skutečnost uvede do CP (viz bod 2 CP).  Zaměstnanec, který žádá o zálohu, se pak domluví s dostatečným předstihem (minimálně 5 pracovních dnů předem) telefonicky, mailem, nejlépe však osobně se ZO na termínu jejího vyplacení. (Pro vyplacení zálohy je nutné mít odevzdaný a podepsaný formulář CP!!!)
    • Valutovou zálohu vyplácí ZO, zálohu v CZK vyplácí paní Marie Prokešová (klapka 3033) na pokladně FF.
    • Kapesné:   Zaměstnavatel může zaměstnancům poskytnout kapesné, a to do max. výše 30 % celodenního stravného (více   B3-12/1-MPK Cestovní náhrady).   Zaměstnanec je povinen   zjistit u vedoucího pracoviště či garanta projektu, z kterého je cesta financována, zda mu kapesné může být poskytnuto, a informovat o tom ZO.
    • Jízdné (letenku, bus) i ubytování lze zaplatit předem fakturou přes EO na základě požadavku na vystavení objednávky (zajišťuje sekretářka katedry). Informace o možnosti proplacení jízdného přes EO získáte buď na ZO, nebo na EO u paní Jitky Lakomé (kl. 3035).
    • POZOR!!! Konferenční poplatek není součástí CP!   (Konferenční poplatek je možné hradit předem prostřednictvím EO, nebo ho lze proplatit na základě dokladu o jeho zaplacení formou průvodního listu k faktuře).
    • Knihy, kopírování, vstup do muzeí, knihoven nejsou součástí CP. Lze proplatit na základě dokladu o zaplacení formou průvodního listu k faktuře.
    • Pokud zaměstnanec zahajuje zahraniční pracovní cestu v místě svého bydliště, nikoli v místě zaměstnání, je povinen vyplnit Žádost o povolení zahájit a ukončit zahraniční služební cestu v místě svého bydliště.
  4. Před zahájením zahraniční služební cesty je možno si na ZO spolu se zálohou vyzvednout  kartičku pojištění do zahraničí.

Po ukončení

  1. Po návratu ze zahraniční služební cesty je nutné, aby zaměstnanec na ZO:
    1. co nejdříve vrátil kartičku pojištění do zahraničí
    2. vyplnil druhou stranu cestovního příkazu část 5) časový průběh cesty, podepsal se v části 5) a nechal podepsat vedoucího katedry nebo hlavního řešitele projektu, ze kterého je cesta hrazena (část 7)
    3. dodal doklady o zaplacení ubytování, jízdného, MHD apod. (doklady musí být nalepené na papíře formátu A4). Doklady by měly být čitelné (razítko, podpis, uvedená částka a měna), roztříděné podle druhu výdaje a měny, s popisem, zda bylo hrazeno hotově nebo fakturou, z čeho bude doklad účtován).
    4. dodal zprávu ze zahraniční služební cesty, případně vrátil po domluvě se ZO nevyčerpanou částku ze zálohy ve valutách.
      Zpráva ze zahraniční cesty musí obsahovat vyúčtování, tzn.:
      1. seznam dokladů, které pracovník předkládá k vyúčtování s uvedením částek (mohou být souhrnně - ubytování, jízdné v Kč, jízdné ve valutách, vedlejší výdaje)
      2. je nutné uvést, jestli bylo poskytnuto během zahraniční cesty jídlo (např. ubytování se snídaní, polopenze, večeře atd.)
      3. jestli zaměstnanec požaduje diety, případně kapesné
      4. z čeho budou cestovní výdaje hrazeny (SPP nebo číslo střediska)

    To vše nejpozději do 10 dnů po návratu ze zahraniční služební cesty!!!

  2. Do 10 pracovních dnů ode dne předložení všech písemných dokladů zaměstnancem se provede vyúčtování cestovních náhrad. O doplatku   (vyplácen pouze v CZK) či přeplatku (možné vrátit ve valutách i v CZK) cestovních náhrad zaměstnance informuje paní Marie Prokešová, pokladní FF UP (kl. 3033).

Dokumenty a formuláře

Dokumenty

B3-12/1-MPK - Cestovní náhrady, příloha č. 5: formulář Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě
B3-14/1-MPK - Dodatek č. 1 k metodickému pokynu kvestora UP č. B3-07/1 - Cestovní náhrady

Formuláře

Formulář k přihlášce zahr. mobility akad. pracovníků

Formuláře pro zahraniční cesty zaměstnanců

 

 

Výjezd v rámci ERASMUS

Před cestou

Zaměstnanec, který vyjíždí na výukový pobyt v rámci pobytu ERASMUS postupuje stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí, tedy podá na ZO vyplněný klasický cestovní příkaz (viz Postup PŘED zahájením zahraniční služební cesty).

POZOR! Před cestou je však nutné dodat na ZO spolu s cestovním příkazem kopii Finanční dohody (dále jen FD), kterou s Vámi sepíše paní Mgr. Yvona Vyhnánková

  • Soukromé vozidlo lze použít pouze po dohodě s paní Vyhnánkovou, případně lze cestu autem proplatit na základě dokladu z ČD o výši jízdného vlakem tam a zpět.

Po ukončení

učitelské mobility v rámci tohoto programu postupuje zaměstnanec opět stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí (viz Postup PO ukončení zahraniční služební cesty).  

K vyúčtování CP je však kromě ostatních dokladů z cesty nutné na ZO dodat:

  1. Kopii „Potvrzení o absolvování výuky“
  2. Kopii „Závěrečné zprávy“ ERASMUS
  3. „Klasickou“ závěrečnou zprávu pro zaměstnavatele

POZN.: Originály prvních dvou vyplněných formulářů zaměstnanec předá paní Mgr. Yvoně Vyhnánkové do 10-ti dnů po ukončení mobility.

Podrobné informace

o učitelských mobilitách v rámci programu Erasmus i potřebné formuláře a dokumenty najdete na webových stránkách KZS RUP:

http://oldwww.upol.cz/struktura-up/rektorat/useky-prorektoru/usek-pro-zahranici/oddeleni-mezinarodnich-vztahu/erasmus/vyuka/

http://oldwww.upol.cz/struktura-up/rektorat/useky-prorektoru/usek-pro-zahranici/oddeleni-mezinarodnich-vztahu/erasmus/vyuka/dokumenty/  

Výjezd v rámci CEEPUS

Zaměstnanec, který vyjíždí na výukový pobyt v rámci pobytu CEEPUS postupuje před cestou i po ukončení cesty stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí, tedy podá na ZO vyplněný klasický CP (viz Postup PŘED zahájením zahraniční služební cesty a Postup PO ukončení zahraniční služební cesty).

Postup se oproti „běžné“ cestě liší pouze tím, že jsou zaměstnancům vyjíždějícím v rámci tohoto programu na učitelskou mobilitu hrazeny pouze jízdní výdaje, tedy cesta tam a zpět, a to:

  • vlakové jízdenky I. třídy nebo autobus
  • Cesty do Albánie, Bulharska, Makedonie a Rumunska a zpět: letenky APEX
  • V případě použití vlastního silničního motorového vozidla jednou osobou náleží účastníku náhrada za cestovné v rozsahu nákladů na jízdné hromadným dopravním prostředkem, tj. pro učitele vlakem I. třídy

Stipendium je účastníkům tohoto programu vypláceno hostitelskou zemí. 

Výjezdy v rámci mezinárodních smluv MŠMT

Stipendijní pobyty pro učitele VŠ nabízí Dům zahraničních služeb Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy (dále jen DZS). Zaměstnanec, který vyjíždí na výukový pobyt v rámci mezivládních dohod postupuje před cestou i po ukončení cesty stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí, tedy podá na ZO vyplněný klasický CP (viz Postup PŘED zahájením zahraniční služební cesty a Postup PO ukončení zahraniční služební cesty).

Postup se oproti „běžné“ cestě do zahraničí liší pouze tím, že jsou zaměstnancům vyjíždějícím v rámci tohoto programu na učitelskou mobilitu hrazeny pouze jízdní výdaje, tedy cesta tam a zpět, a to:

  • vlakové jízdenky I. třídy nebo autobus
  • Cesty do Albánie, Bulharska, Makedonie a Rumunska a zpět: letenky APEX
  • V případě použití vlastního silničního motorového vozidla jednou osobou náleží účastníku náhrada za cestovné v rozsahu nákladů na jízdné hromadným dopravním prostředkem, tj. pro učitele vlakem I. třídy

Stipendium je účastníkům tohoto programu vypláceno buď hostitelskou zemí, nebo přímo DZS MŠMT ČR.