Administrace výjezdů, příjezdů a smluv

Výjezdy

  • Výjezdy zaměstnanců jsou administrovány formou cestovního příkazu (dále jen CP). CP se od roku 2020 vyplňuje a schvaluje elektronicky přes aplikaci Cestovní příkazy na Portále UP.
  • Výjezd zaměstnance se musí hlásit před cestou sekretářce dané katedry, aby mohl být zaevidován i v docházce zaměstnance.
  • Pracovní cestu do zahraničí může uhradit i zahraniční strana. Vždy je však nezbytné výjezd do zahraničí řešit s dostatečným předstihem prostřednictvím (elektronického) cestovního příkazu s referentkou EO FF UP (Gabriela Beranová).
  • Program CEEPUS: výjezd formou CP, cestu hradí fakulta, ale stipendium na pobyt v zahraničí (na ubytování a stravu) dostává zaměstnanec od zahraniční univerzity.
  • Jakoukoliv pracovní mobilitu do zahraničí je nutné evidovat v Portále UP v sekci Moje aktivity (evidence pro výroční zprávy MŠMT, statistiky apod.).
  • Možnosti, termíny, přihlášky výjezdů pro zaměstnance FF UP najdete v sekci Nabídky a výběrová řízení i/nebo v sekci Možnosti výjezdů do zahraničí

Příjezdy

Zahraniční hosté přijíždějí většinou na pozvání katedry. Přijet můžou na učitelský pobyt (Erasmus, CEEPUS, Fulbright programme), přednáškový pobyt (v rámci konference pořádané FF/UP, např. IRP, nebo na badatelský pobyt (CEEPUS, AIA, Visegrad Fund atd.) nebo na místo post-doc.

Hosté přijíždějí většinou v rámci nějakého grantu (Erasmus, CEEPUS, AKTION, Visegrad Fund atd.). To znamená, že si z tohoto grantu hradí ubytování, cestovné, cestovní pojištění, vízum, stravu).

Ubytování

Ubytování jim může – pokud chtějí – pomoci zprostředkovat katedra, příp. fakulta/univerzita, na kolejích UP, nebo jim může pomoci – pokud chtějí – zprostředkovat ubytování v hotelu, penzionu atp. Ubytování si host hradí sám ze svých zdrojů.
Host pozvaný v rámci IRP (institucionálního rozvojového programu FF UP si ubytování hradí z per diems, které dostane vyplacené od FF UP.

CEEPUS a AIA vyplácí incoming vyučujícímu stipendium (hotově na pokladně FF UP) na ubytování a stravu. Cestovné hradí hostovi jeho domácí univerzita.

Cesta a cestovné

Cestu může hostu pomoci zprostředkovat katedra, příp. fakulta/univerzita.Na cestovné mívá většinou host finance z grantu (Erasmus, CEEPUS, AIA, Visegrád Fund, AKTION atd.).
Pokud má host cestovné hrazeno z IRP FF UP, nelze cestovné zaplatit předem, ale až po přednáškové akci po předložení cestovních dokladů a podepsání smlouvy o per diems - Costs Payments Contract.
Cestovné lze hostu uhradit i ze zdrojů katedry formou smlouvy o cestovních výdajích.
Cestovné lze proplatit hotově i na účet.

Vízum

Katedra, příp. fakulta/univerzita vystavuje podklad pro vyřízení víza hosta, např. formou Letter of Acceptance, Letter of Intent.. Host si musí zjistit na příslušném zastupitelském úřadu, jaké dokumenty pro vstup do ČR (EU) potřebuje a informovat katedru (fakultu/UP).

Odměna

Odměna může být vyplacena formou DPP.
Výjimka platí pro IRP FF UP: Forma odměny je zahrnuta rovněž do výplaty Costs Payments Contract v per diems.
Peníze lze vyplatit rovněž formou smlouvy o přednášce – Poskytnutí konzultační lektorské činnosti.
Odměnu lze proplatit hotově i na účet.
Typ smlouvy pro hosta konzultujte vždy s předstihem s kýmkoliv ze ZO, EO, PO FF UP.

Odměna za online přednášku

Přednáška se může uskutečnit i formou online. V tomto případě bude odměna vyplacena jinou formou (smlouva o poskytnutí konzultační činnosti). Katedra v této smlouvě uvádí, za co bude odměna poskytnuta, zda se jedná o jednorázovou přednášku, přednáškový cyklus, účast na konferenci, konzultační činnost, případně kombinaci. Katedra vždy uvede také objem odvedené práce v hodinách (po 60 minutách). Odměna za hodinu práce se pohybuje v rozmezí
250 - 700 Kč (horní hranice je pro superexperty). Výši odměny navrhne katedra. Návrh smlouvy odesílá katedra zahraničnímu hostu s dostatečným časových předstihem tak, aby tento/tato ji stihl/a podepsat a poslat dva výtisky poštou na Zahraniční oddělení FF k rukám Simony Černé před tím, než akce/přednáška proběhne. Prosím požádejte hosta o zaslání oskenované kopie dřív, než pošle originál.

Stravné

Stravu si host radí sám buď sám z grantu, který obdržel od své domácí univerzity, mezinárodního programu, v případě Internacionalizace FF UP si stravu hradí z per diems.

Zahraniční hosté působící na FF UP musí být od 1. 1. 2016 evidováni v Portále UP: portal.upol.cz/Přijetí hostů (pro účely výročních zpráv, statistik a také rozpočtování).

Pokud host působí na FF UP delší dobu (měsíc a déle, např. hosté v rámci CEEPUSu, Fulbrighta apod.), je možné mu prostřednictvím ZO FF UP zařídit ID kartu (portlety UP: STAG, MOODLE, knihovna, menza, připojení na internet atd.). Podmínkou pro vydání ID karty je evidence hosta v portále v tzv. Malém STAGu.


Smlouvy

SMLOUVY O SPOLUPRÁCI MEZI FF/UP a VŠ institucí/fakultou v zahraničí

Návrh na uzavření smlouvy o spolupráci:

1) na úrovni fakulty

Erasmus+

Formu určuje Evropská komise, není nutná kontrola smlouvy Právním oddělením UP.

Smlouvy se uzavírají na fakultní úrovni, žádost o podpis smlouvy se předkládá na Zahraničním oddělení FF k rukám S. Černé. Předkladatel doručí jeden výtisk smlouvy (akceptuje se oskenovaná kopie = nemusí být evidováno přes ERMS, viz níže  POSTUP pro Erasmus i pro jiné smlouvy na úrovni fakulty ) společně s Průvodním listem k žádosti o podpis smlouvy děkanem, naleznete v UPShare/Pracoviště/Filozofická fakulta/Dokumenty společné/SMLOUVY postup schvalování/Průvodka ke smlouvě na podpis děkana (návod na vyplnění) . Uvádějte vždy korespondenční adresu druhé smluvní strany (kvůli následné evidenci smlouvy v CES).

Pozor: Do konce roku 2020 je možné novou smlouvu Erasmus+ uzavřít jen na období 2020-2022 (ne jinak). Počínaje rokem 2021 se smlouvy začnou procesovat jiným způsobem, na podrobnosti se čeká.

 

Jiná smlouva

  1. smlouva se uzavírá mezi UP a partnerskou institucí (podpis rektorem UP) – preferuje se, viz níže bod 2) Smlouva na úrovni instituce
  2. smlouva se uzavírá mezi FF a zahraniční fakultou (podpis děkanem FF)

Použijte - pokud možno - kodifikované Memorandum of Understanding (bez nutnosti kontroly právníkem či Zahraničním oddělením UP).

POZOR:

Jsou nutné originály, nejméně čtyři vyhotovení (nebo dle dikce smlouvy): dvě pro UP a dvě pro partnerskou instituci).
Smlouvy předkládané v jiném než českém či anglickém jazyce musí být doplněny o překlad do českého nebo anglického jazyka.

Pokud partner do obsahu smlouvy zasahoval, předkladatel zašle smlouvu s vyznačenými změnami na Zahraniční oddělení FF Simoně Černé, smlouva bude postoupena k odsouhlasení Zahraničním oddělením UP.

V případě, že partner trvá na uzavření vlastní smlouvy o spolupráci, je nutná kontrola obsahu právníkem. Po domluvě na Zahraničním oddělení FF (Simona Černá) se podnět dává buď na Právní oddělení UP (prostřednictvím Hany Hurtíkové ze sekretariátu děkana) nebo na Zahraniční oddělení UP vedoucímu oddělení (Dalibor Mikuláš). Ve chvíli, kdy má předkladatel kladné stanovisko (viz. výše) a smlouva může být předložena k podpisu, postupuje se viz. dále

 

POSTUP pro Erasmus i pro jiné smlouvy na úrovni fakulty

Z důvodu možných zdržení při procesu uzavírání smluv o spolupráci se zahraničním partnerem a s ohledem na plnění povinnosti vyplývající ze Zákona o registru smluv (Zákon č. 340/2015 Sb.), je třeba dodržet následující postup.

 

1. Smlouva je podepsána FF UP jako druhá

Tento postup je preferován.

Předkladatel smlouvy, či jím/jí pověřená osoba, je povinen/na vytvořit tzv. košilku (Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP, naleznete v UPShare/Pracoviště/Filozofická fakulta/Dokumenty společné/SMLOUVY postup schvalování/Průvodka ke smlouvě na podpis děkana - návod na vyplnění).

  • Pokud smlouva přijde poštou - fyzicky, přijetí smlouvy musí být registrováno v ERMS - zadává zaměstnanec na podatelně FF UP. Jestliže smlouvu z partnerské univerzity přiveze zaměstnanec UP, tento zároveň zajistí vložení do ERMS.
  • Pokud smlouva přijde e-mailem, nemusí se evidovat přes ERMS.
  • Smlouva s vyplněnou košilkou je zaslána předkladatelem (či jím/jí pověřenou osobou) na Zahraniční oddělení FF Simoně Černé. Smlouva musí mít u sebe všechny náležitosti, tj. přílohy, podpisy, nesmí chybět datum podpisu partnera, úplná adresa apod. Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP musí být kompletně vyplněn a nesmí chybět podpisy (vedoucí pracoviště, předkladatel).
  • Zahraniční oddělení FF zajistí podpis děkana a následné vložení smlouvy do CES. Zahraniční oddělení FF si ponechá jeden originál smlouvy, zároveň zajistí odeslání jednoho originálu k archivaci na Právní oddělení UP. Zbylé originály jsou zaslány přes Podatelnu FF druhé straně.

▲ Zahraniční oddělení FF nemusí smlouvu přijmout, pokud nesplňuje výše zmíněné náležitosti.

 

 2. Smlouva je podepsána FF UP jako první

Z důvodu výše zmíněného zákona není tato varianta vítaná, neboť může dojít ke zdržení u zahraničního partnera.

Předkladatel smlouvy je povinen/na vytvořit tzv. košilku (Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP, naleznete v UPShare/Pracoviště/Filozofická fakulta/Dokumenty společné/SMLOUVY postup schvalování/Průvodka ke smlouvě na podpis děkana - návod na vyplnění).

  • Podpis děkana zajišťuje Zahraniční oddělení FF (Mgr. Simona Černá). Jestliže smlouva prošla kontrolou na Právním oddělení UP, předkladatel tuto fyzicky zašle na Zahraniční oddělení FF společně s kompletně vyplněným a podepsaným Průvodní listem k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP. Tento krok bude zaveden v ERMS.
  • Zahraniční oddělení FF zajistí podpis smlouvy děkanem, poté je tato vrácena předkladateli.
  • Předkladatel či jím/jí pověřená osoba je povinen/na smlouvu poslat zahraničnímu partnerovi k podpisu. Je žádoucí poslat partnerovi smlouvu s průvodním dopisem. Zodpovědný pracovník na straně partnera je zároveň emailem upozorněn na Zákon o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.) a požádán, aby bezprostředně po podpisu smlouvy zaslal originály podepsané smlouvy a zároveň oskenovanou kopii emailem.
  • Po obdržení podepsané smlouvy je předkladatel (v případě jeho/její absence jím/jí pověřená osoba) povinen zkontrolovat, zda je došlá smlouva úplná (tj. nechybí datum, přílohy apod.). Ihned poté zašle smlouvu na Zahraniční oddělení FF včetně zadání v ERMS.
  • Po obdržení smlouvy podepsané všemi stranami zajistí Zahraniční oddělení FF vložení smlouvy do CES.

▲ Zahraniční oddělení FF nemusí smlouvu přijmout, pokud nesplňuje výše zmíněné náležitosti.

 

2) na úrovni instituce

Postup podobný viz. fakultní smlouvy, nutno použít Formulář žádosti o podpis smlouvy (rektorátní „košilka“), návod na vyplnění. Připravenou košilku a všechny výtisky smlouvy (minimálně čtyři) doručit na Zahraniční oddělení FF k rukám Simony Černé. Registrace dokumentu v ERMS se doporučuje. Pokud smlouva přišla už od partnera poštou, v ERMS předat na uzel Oddělení zahraniční (FF) – kód 79.