Zahraničí

Zahraniční cesty

Postup před zahájením a po ukončení zahraniční služební cesty,
informace pro ucitele vyjíždějící na výukový pobyt v rámci ERASMU+, CEEPUS, mezinárodních smluv MŠMT.

Kontakt a úřední hodiny

Zahraniční služební cesty, žádosti a vyúčtování vyřizuje:  

Agnes Hausknotzová, tel. 585 633 013, e-mail: agnes.hausknotzova@upol.cz, děkanát FF UP, Kateřinská 17, dv. č. 4.07

Úřední hodiny

Po     9.00 - 11.00     13.00 - 15.00
Út     9.00 - 11.00  
St     9.00 - 11.00     13.00 - 15.00
Čt     9.00 - 11.00  

Před zahájením služební cesty

  1. Před každou zahraniční cestou je zaměstnanec povinen vyplnit platný formulář  Cestovního příkazu k zahraniční pracovní cestě
    • Zaměstnanec vyplňuje body č. 1, 2 a 3. Zaměstnanec zajistí podpis vedoucího katedry (nebo jeho zástupce), příp. garanta, pokud je cesta hrazena z grantu. Vedoucím kateder schvaluje cestovní příkaz děkan. CP dále schvaluje proděkan pro zahraniční záležitosti. Jeho podpis zajistí ZO. Bod č. 4 vyplňuje ZO.
    • ZO   nebude   zajišťovat podpisy zpětně!!!
    • VZOR   vyplněného formuláře CP najdete zde. Zaměstnanec vyplňuje pouze to, co je ve formuláři psáno červeně.
    • Pokud jedete na konferenci, CP by měl obsahovat také její program.
    • Zahraniční cesty studentů v doktorské formě studia, kteří nemají s UP uzavřenou pracovní smlouvu, vyřizuje paní Agnes Hausknotzová, referentka pro vědu a výzkum.
  2. Pokud plánujete jet do zahraničí autem, je nutné kromě CP vyplnit také  Žádost o použití soukromého vozidla  a zajistit na ní podpisy nadřízeného pracovníka a tajemnice fakulty.  Vyplněnou a podepsanou žádost odevzdejte na ZO.
    • NEZAPOMEŇTE, že: Pro pracovní cesty nelze použít vozidlo, které není havarijně pojištěno!
    • Jedete-li na zahraniční cestu autem poprvé, je nutné přinést na ZO kopii tzv. velkého technického průkazu a havarijní pojistky.
    • Zaměstnanec je povinen před cestou absolvovat školení řidičů (seznam proškolených zaměstnanců je na ZO nebo na ekonomickém oddělení - dále jen EO).
  3. ZO zaměstnanci poskytne zúčtovatelnou zálohu na cestovní výdaje, tj. na jízdné, ubytování, vedlejší výdaje a stravu, příp. na kapesné (viz níže), a to jak v českých korunách (např. na zpáteční vlakovou jízdenku, která je v CZK), tak ve valutách, pokud zaměstnanec tuto skutečnost uvede do CP (viz bod 2 CP).  Zaměstnanec, který žádá o zálohu, se pak domluví s dostatečným předstihem (minimálně 5 pracovních dnů předem) telefonicky, mailem, nejlépe však osobně se ZO na termínu jejího vyplacení. (Pro vyplacení zálohy je nutné mít odevzdaný a podepsaný formulář CP!!!)
    • Valutovou zálohu vyplácí ZO, zálohu v CZK vyplácí paní Marie Prokešová (klapka 3033) na pokladně FF.
    • Kapesné:   Zaměstnavatel může zaměstnancům poskytnout kapesné, a to do max. výše 30 % celodenního stravného (více   B3-12/1-MPK Cestovní náhrady).   Zaměstnanec je povinen   zjistit u vedoucího pracoviště či garanta projektu, z kterého je cesta financována, zda mu kapesné může být poskytnuto, a informovat o tom ZO.
    • Jízdné (letenku, bus) i ubytování lze zaplatit předem fakturou přes EO na základě požadavku na vystavení objednávky (zajišťuje sekretářka katedry). Informace o možnosti proplacení jízdného přes EO získáte buď na ZO, nebo na EO u paní Jitky Lakomé (kl. 3035).
    • POZOR!!! Konferenční poplatek není součástí CP!   (Konferenční poplatek je možné hradit předem prostřednictvím EO, nebo ho lze proplatit na základě dokladu o jeho zaplacení formou průvodního listu k faktuře).
    • Knihy, kopírování, vstup do muzeí, knihoven nejsou součástí CP. Lze proplatit na základě dokladu o zaplacení formou průvodního listu k faktuře.
    • Pokud zaměstnanec zahajuje zahraniční pracovní cestu v místě svého bydliště, nikoli v místě zaměstnání, je povinen vyplnit   Žádost o povolení zahájit a ukončit zahraniční služební cestu v místě svého bydliště .
  4. Před zahájením zahraniční služební cesty je možno si na ZO spolu se zálohou vyzvednout  kartičku pojištění do zahraničí.
    • Informace o cestovním pojištění pro zaměstnance  a vyslané osoby jménem UP v Olomouci  (jpg)
    • Informace o pojištění v angličtině

Po ukončení zahr. služební cesty

  1. Po návratu ze zahraniční služební cesty je nutné, aby zaměstnanec na ZO:
        co nejdříve vrátil kartičku pojištění do zahraničí
        vyplnil druhou stranu cestovního příkazu část 5) časový průběh cesty, podepsal se v části 5) a nechal podepsat vedoucího katedry nebo hlavního řešitele projektu, ze kterého je cesta hrazena (část 7)
        dodal doklady o zaplacení ubytování, jízdného, MHD apod. (doklady musí být nalepené na papíře formátu A4). Doklady by měly být čitelné (razítko, podpis, uvedená částka a měna), roztříděné podle druhu výdaje a měny, s popisem, zda bylo hrazeno hotově nebo fakturou, z čeho bude doklad účtován).
        dodal zprávu ze zahraniční služební cesty, případně vrátil po domluvě se ZO nevyčerpanou částku ze zálohy ve valutách.
        Zpráva ze zahraniční cesty musí obsahovat vyúčtování, tzn.:
            seznam dokladů, které pracovník předkládá k vyúčtování s uvedením částek (mohou být souhrnně - ubytování, jízdné v Kč, jízdné ve valutách, vedlejší výdaje)
            je nutné uvést, jestli bylo poskytnuto během zahraniční cesty jídlo (např. ubytování se snídaní, polopenze, večeře atd.)
            jestli zaměstnanec požaduje diety, případně kapesné
            z čeho budou cestovní výdaje hrazeny (SPP nebo číslo střediska)
    To vše nejpozději do 10 dnů po návratu ze zahraniční služební cesty!!!

  2. Do 10 pracovních dnů ode dne předložení všech písemných dokladů zaměstnancem se provede vyúčtování cestovních náhrad. O doplatku   (vyplácen pouze v CZK) či přeplatku (možné vrátit ve valutách i v CZK) cestovních náhrad zaměstnance informuje paní Jana Paráková, pokladní FF UP (kl. 3033).

Dokumenty a formuláře

Dokumenty

B3-12/1-MPK - Cestování náhrady, příloha č. 5: formulář Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě
B3-14/1-MPK - Dodatek č. 1 k metodickému pokynu kvestora UP č. B3-07/1 - Cestovní náhrady

Formuláře pro zahraniční cesty zaměstnanců

Cestovní příkaz k zahraniční pracovní cestě

Žádost o použití soukromého vozidla

Žádost o povolení zahájit a ukončit pracovní cestu v místě bydliště

Plná moc (PDF)

Průvodní list k faktuře

Vyúčtování zahraniční cesty studentů v rámci ESF projektů 

Zahraniční hosté

 Zaměstnanci můžou ve spolupráci se Zahraničním oddělením zvát zahraniční hosty a to na dvě formy pobytu:

1) Přednáškové pobyty

Organizace a administrace krátkodobých zahraničních návštěv na FF UP (přednáškové pobyty)

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ

Zahraniční hosté působící na FF UP 5 a více dnů musí být evidováni v programu INIS, v tzv. Malém STAGu. Katedra nahlásí před příjezdem hosta zahraničnímu oddělení FF UP tyto údaje (tato evidence usnadní sbírání údajů o počtech zahraničních odborníků pro výroční zprávu UP i pro rektorát):

"jméno a příjmení hosta"
"adresu"
"termín pobytu"
"název programu, grantu nebo akce, přes který je host zván"

Možnosti financování přednáškových pobytů zahraničních hostů:

  • Pokud jsou zahraniční hosté přijímáni v rámci přímé spolupráce mezi UP a vysokými školami v zahraničí (smlouvy najdete na www.upol.cz/struktura-up/rektorat/useky-prorektoru/usek-pro-zahranici/oddeleni-mezinarodnich-vztahu/smlouvy-o-spolupraci/) a jako oficiální hosté fakulty (ne kateder), zodpovídá za zajištění jejich pobytu Oddělení zahraničních záležitostí FF UP (dále jen ZO) - zde se rovněž podávají žádosti. Těmto hostům může být hrazeno, dle aktuální finanční situace, ubytování.
  • Jestliže si jednotlivé katedry zvou zahraniční hosty na přednáškové pobyty, je na jejich rozhodnutí, jakým způsobem pobyt hosta zajistí. Týká se nejen úhrady stravného, zajištění a zaplacení ubytování, ale také příp. honoráře za přednášku.
  • Hosté přijati v rámci programu Erasmus mají zajištěn pobyt z tohoto programu. Pobytové náklady hosta hradí zahraniční VŠ.
  • Pobyt zahraničních partnerů v rámci mezinárodních vědeckých aktivit (grantů, výzkumné či vědecké spolupráce atd.) doporučujeme hradit z grantových prostředků příslušných pracovišť.

Zahraničním hostům na přednáškovém pobytu může ZO ve spolupráci s katedrou pomoci zajistit následující:

  • akceptační / zvací dopis
  • ubytování na kolejích (formulář objednávky ubytování najdete zde)
  • poskytnout ID kartu (knihovna, menza, internet atd.) - podmínkou pro vydání
  • ID karty UP je zaevidování hosta v Malém STAGu, viz výše)

Nabídky na (ko)financování pobytů krátkodobých návštěv ze strany FF UP:

V rámci Rozvojového programu Zlepšení podmínek pro působení zahraničních expertů na FF UP mohou katedry FF UP žádat o příspěvek na jakýkoliv krátkodobý přednáškový pobyt pro svého zahraničního hosta z tohoto projektu.

Žádosti o příspěvek na rok 2016 (formou dopisu) mohou zástupci kateder podávat v průběhu roku na zahraničním oddělení, nejpozději však vždy do konce listopadu. V žádosti, prosím, uveďte jméno hosta, název vysílající instituce, termín pobytu, požadovanou částku a způsob využití grantu, tj. ubytování (na kolejích i v hotelu), stravy (menza či poukázky Sodex) či odměna formou DPP (nutno domluvit individuálně se ZO).

2) Pracovní poměr

Organizace a administrace dlouhodobých pobytů zahraničních lektorů na FF UP (pracovní poměr)

Tuto agendu má na starosti personální oddělení FF UP:

www.ff.upol.cz/skupiny/zamestnancum/personalni-oddeleni/

Zahraničním lektorům PO může zajistit následující:

  • Poskytování informací o možnostech zaměstnání na FF UP
  • Zprostředkování uzavření pracovní smlouvy s FF UP a zajištění pracovního povolení, nahlašování zaměstnání občanů EU, cizích státních příslušníků s trvalým pobytem v ČR na ÚP Olomouc
  • Informování o vízových povinnostech a dalších náležitostech nutných pro vstup do ČR
  • Organizování kurzů českého jazyka

Objednávka ubytování pro hosty FF UP v zařízeních SKM UP

Ubytování zahraničních hostů lze domluvit telefonicky s ubytovací kanceláří (paní Šimková - 8016, paní Augustinová - 8017). Pro písemné objednání použijte formulář Objednávka ubytování.

Ubytování hostů - metodický pokyn: program v pdfMPKB3-06-6.pdf

Nahoru

Informace pro katerní koordinátory

Kontakty