Zahraniční cesty

Kontakt a úřední hodiny

Zahraniční služební cesty vyřizuje:

Gabriela Beranová
účetní
Ekonomické oddělení FF UP, Křížkovského 10, dveře č. 2.22
tel.: 585 633 026
e-mail: gabriela.beranova@upol.cz 

Zahraniční cesty cesty zaměstnanců v rámci programu Erasmus+ vyřizuje:

Mgr. Agnes Hausknotzová
referentka pro vědu a doktorské studium
Oddělení pro Vědu a výzkum, děkanát FF UP, Křížkovského 10, dveře č. 2.26
tel.: 585 633 013
e-mail: agnes.hausknotzova@upol.cz

Úřední hodiny

Po     9.00 - 11.00     13.00 - 15.00
Út     9.00 - 11.00 
St     9.00 - 11.00     13.00 - 15.00
Čt     9.00 - 11.00 

Před zahájením

  1. Před každou zahraniční cestou je zaměstnanec povinen vyplnit platný formulář Cestovního příkazu (CP v pdf) k zahraniční pracovní cestě
    • Zaměstnanec vyplňuje body č. 1, 2 a 3. Zaměstnanec zajistí podpis vedoucího katedry (nebo jeho zástupce), příp. garanta, pokud je cesta hrazena z grantu. Vedoucím kateder schvaluje cestovní příkaz děkan. CP dále schvaluje proděkan pro zahraniční záležitosti, podpis zajistí příslušné referentky.
    • Pokud jedete na konferenci, přílohou CP by měl být také její program.
  2. Pokud plánujete jet do zahraničí autem, je nutné kromě CP vyplnit také Žádost o použití soukromého vozidla a zajistit na ní podpisy nadřízeného pracovníka. Vyplněnou a podepsanou žádost odevzdejte společně s CP.
    • NEZAPOMEŇTE, že: Pro pracovní cesty nelze použít vozidlo, které není havarijně pojištěno!
    • Jedete-li na zahraniční cestu autem poprvé, je nutné přinést na ZO kopii tzv. velkého technického průkazu a havarijní pojistky.
    • Zaměstnanec je povinen před cestou absolvovat školení řidičů (seznam proškolených zaměstnanců je na ZO nebo na ekonomickém oddělení - dále jen EO).
  3. Zaměstnanci může být poskytnuta zúčtovatelná záloha na cestovní výdaje (stravné, jízdné, ubytování, nutné vedlejší výdaje, příp. kapesné), a to jak v českých korunách, tak ve valutách. Výši zálohy zaměstnanec uvede do CP (viz bod 2 CP).  Zaměstnanec, který žádá o zálohu, se domluví s dostatečným předstihem (minimálně 5 pracovních dnů předem) telefonicky, mailem, nebo osobně s příslušnou referentkou na termínu jejího vyplacení. (Pro vyplacení zálohy je nutné mít odevzdaný a podepsaný formulář CP!!!)
    • Valutovou zálohu i zálohu v CZK vyplácí paní Marie Prokešová (klapka 3033) na pokladně FF, pouze po předchozí domluvě na termínu vyplacení.
    • Kapesné:   Zaměstnavatel může zaměstnancům poskytnout kapesné, a to do max. výše 40 % celodenního stravného (více B3-17/2 dodatek č. 6 k  B3-12/1-MPK Cestovní náhrady). Zaměstnanec je povinen  zjistit u vedoucího pracoviště či garanta projektu, ze kterého je cesta financována, zda mu kapesné může být poskytnuto, a informovat o tom příslušnou referentku.
    • Jízdné (letenku, bus) i ubytování lze zaplatit předem fakturou přes EO na základě požadavku na vystavení objednávky (zajišťuje sekretářka katedry). Informace o možnosti proplacení cestovních výdajů přes EO získáte u paní Jitky Lakomé (kl. 3035).
    • Nákup knih nemůže být součástí CP. Výdaje lze proplatit na základě dokladu o zaplacení, potvrzení o zaevidování Knihovnou UP a s podepsaným formulářem průvodního listu k faktuře (vyřizuje EO). 
    • Pokud zaměstnanec zahajuje zahraniční pracovní cestu v místě svého bydliště, nikoli v místě zaměstnání, je povinen vyplnit Žádost o povolení zahájit a ukončit zahraniční služební cestu v místě svého bydliště.
  4. Před zahájením zahraniční služební cesty je možno si u příslušné referentky vyzvednout  kartičku pojištění do zahraničí.

Po ukončení

  1. Po návratu ze zahraniční služební cesty je nutné, aby zaměstnanec na ZO:
    1. co nejdříve vrátil kartičku pojištění do zahraničí
    2. vyplnil druhou stranu cestovního příkazu část 5) časový průběh cesty, podepsal se v části 5) a nechal podepsat vedoucího katedry nebo hlavního řešitele projektu, ze kterého je cesta hrazena (část 7)
    3. dodal doklady o zaplacení ubytování, jízdného, MHD a dalších nutných výdajů. (malé doklady musí být nalepené na papíře formátu A4). Doklady by měly být čitelné (razítko, podpis, uvedená částka a měna), roztříděné podle druhu výdaje a měny, s popisem, zda bylo hrazeno hotově nebo kartou. V případě úhrady kartou (pouze u valutových výdajů) je nutné přiložit výpis z účtu.
    4. dodal zprávu ze zahraniční služební cesty, případně vrátil nevyčerpanou částku ze zálohy ve valutách.
      Zpráva ze zahraniční cesty musí obsahovat vyúčtování, tzn.:
      1. seznam dokladů, které pracovník předkládá k vyúčtování s uvedením částek (mohou být souhrnně - ubytování, jízdné v Kč, jízdné ve valutách, vedlejší výdaje)
      2. je nutné uvést, zda mu bylo poskytnuto během zahraniční cesty jídlo (např. ubytování se snídaní, polopenze, večeře atd.)
      3. zda zaměstnanec požaduje kapesné, výše stravného pro jednotlivé státy je stanovena každý rok vyhláškou Ministerstva financí.
      4. z čeho budou cestovní výdaje hrazeny (SPP nebo číslo střediska)

    To vše nejpozději do 10 dnů po návratu ze zahraniční služební cesty!!!

  2. Do 10 pracovních dnů ode dne předložení všech písemných dokladů zaměstnancem bude cesta vyúčtována.
    O doplatku (vyplácen pouze v CZK) či přeplatku zaměstnance informuje příslušná referentka.

Dokumenty a formuláře

Výjezd v rámci ERASMUS

Před cestou

Zaměstnanec, který vyjíždí na výukový pobyt v rámci pobytu ERASMUS postupuje stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí, tedy podá vyplněný klasický cestovní příkaz (viz Postup PŘED zahájením zahraniční služební cesty).

POZOR! Před cestou je však nutné dodat spolu s cestovním příkazem kopii Účastnické smlouvy, kterou sepíšete paní Mgr. Yvonou Vyhnánkovou

  • Soukromé vozidlo lze použít pouze po dohodě s paní Vyhnánkovou. Cestu autem je možné proplatit jen za náhradu  ve výši jízdného vlakem - autobusem a na základě dokladu dopravce o výši jízdného tam a zpět.

Po ukončení

učitelské mobility v rámci tohoto programu postupuje zaměstnanec opět stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí (viz Postup PO ukončení zahraniční služební cesty).  

K vyúčtování CP je však kromě ostatních dokladů z cesty nutné dodat:

  1. Kopii „Potvrzení o absolvování výuky“ (Confirmation)

Podrobné informace

o učitelských mobilitách v rámci programu Erasmus i potřebné formuláře a dokumenty najdete na webových stránkách Zahraničního oddělení RUP:

https://iro.upol.cz/erasmus/vyuka    

Výjezd v rámci CEEPUS

Zaměstnanec, který vyjíždí na výukový pobyt v rámci pobytu CEEPUS postupuje před cestou i po ukončení cesty stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí, tedy podá vyplněný klasický CP (viz Postup PŘED zahájením zahraniční služební cesty a Postup PO ukončení zahraniční služební cesty).

Postup se oproti „běžné“ cestě liší pouze tím, že jsou zaměstnancům vyjíždějícím v rámci tohoto programu na učitelskou mobilitu hrazeny pouze jízdní výdaje, tedy cesta tam a zpět, a to:

  • vlakové jízdenky I. třídy nebo autobus
  • Cesty do Albánie, Bulharska, Makedonie a Rumunska a zpět: letenky APEX
  • V případě použití vlastního silničního motorového vozidla jednou osobou náleží účastníku náhrada za cestovné v rozsahu nákladů na jízdné hromadným dopravním prostředkem, tj. pro učitele vlakem I. třídy

Stipendium je účastníkům tohoto programu vypláceno hostitelskou zemí. 

Výjezdy v rámci mezinárodních smluv MŠMT

Stipendijní pobyty pro učitele VŠ nabízí Dům zahraničních služeb Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy (dále jen DZS). Zaměstnanec, který vyjíždí na výukový pobyt v rámci mezivládních dohod postupuje před cestou i po ukončení cesty stejně jako u „běžné“ cesty do zahraničí, tedy podá vyplněný klasický CP (viz Postup PŘED zahájením zahraniční služební cesty a Postup PO ukončení zahraniční služební cesty).

Postup se oproti „běžné“ cestě do zahraničí liší pouze tím, že jsou zaměstnancům vyjíždějícím v rámci tohoto programu na učitelskou mobilitu hrazeny pouze jízdní výdaje, tedy cesta tam a zpět, a to:

  • vlakové jízdenky I. třídy nebo autobus
  • Cesty do Albánie, Bulharska, Makedonie a Rumunska a zpět: letenky APEX
  • V případě použití vlastního silničního motorového vozidla jednou osobou náleží účastníku náhrada za cestovné v rozsahu nákladů na jízdné hromadným dopravním prostředkem, tj. pro učitele vlakem I. třídy

Stipendium je účastníkům tohoto programu vypláceno buď hostitelskou zemí, nebo přímo DZS MŠMT ČR.