Administrace výjezdů, příjezdů a smluv

Výjezdy

  • Výjezdy zaměstnanců jsou administrovány formou cestovního příkazu (dále jen CP). CP se od roku 2020 vyplňuje a schvaluje elektronicky přes aplikaci Cestovní příkazy na Portále UP.
  • Výjezd zaměstnance se musí hlásit před cestou sekretářce dané katedry, aby mohl být zaevidován i v docházce zaměstnance.
  • Pracovní cestu do zahraničí může uhradit i zahraniční strana. Vždy je však nezbytné výjezd do zahraničí řešit s dostatečným předstihem prostřednictvím (elektronického) cestovního příkazu s referentkou EO FF UP (Gabriela Beranová).
  • Program CEEPUS: výjezd formou CP, cestu hradí fakulta, ale stipendium na pobyt v zahraničí (na ubytování a stravu) dostává zaměstnanec od zahraniční univerzity.
  • Jakoukoliv pracovní mobilitu do zahraničí je nutné evidovat v Portále UP v sekci Moje aktivity (evidence pro výroční zprávy MŠMT, statistiky apod.).
  • Možnosti, termíny, přihlášky výjezdů pro zaměstnance FF UP najdete v sekci Nabídky a výběrová řízení i/nebo v sekci Možnosti výjezdů do zahraničí

Příjezdy

Zahraniční hosté přijíždějí většinou na pozvání katedry. Přijet můžou na učitelský pobyt (Erasmus CEEPUS, Fulbright programme), přednáškový pobyt (v rámci konference pořádané FF/UP, např. Internacionalizace, nebo na badatelský pobyt (CEEPUS, AIA, Visegrad Fund atd.) nebo na místo post-doc.

Ubytování

Hosté přijíždějí většinou v rámci nějakého grantu (Erasmus, AKTION, Visegrad Fund atd.), to znamená, že si z tohoto grantu hradí na ubytování, cestovné, cestovní pojištění, vízum).
Ubytování jim může pomoci – pokud chtějí – zprostředkovat katedra, příp. fakulta/univerzita, na kolejích UP, nebo jim může pomoci – pokud chtějí – zprostředkovat ubytování v hotelu, penzionu atp. Ubytování si host hradí sám ze svých zdrojů.
Ubytování si hradí host pozvaný v rámci Internacionalizace FF UP. Dostane tzv. per diems, kde jsou zahrnuty i výdaje za ubytování.

CEEPUS vyplácí incoming vyučujícímu stipendium (hotově na pokladně FF UP) na ubytování a stravu. Cestovné hradí hostovi jeho domácí univerzita.

Cesta a cestovné

Cestu mu může pomoci zprostředkovat katedra, příp. fakulta/univerzita, ale nikoliv zaplatit. Na cestovné má host finance z grantu (Erasmus, CEEPUS, AIA, Visegrád Fund, AKTION atd.).
Pokud má host cestovné hrazeno z Internacionalizace, nelze cestovné zaplatit předem, ale až po přednáškové akci po předložení cestovních dokladů a podepsání smlouvy o per diems - Costs Payments Contract.
Cestovné lze hostu uhradit i ze zdrojů katedry formou smlouvy o cestovních výdajích.
Cestovné lze proplatit hotově i na účet.

Vízum

Katedra, příp. fakulta/univerzita vystavuje podklad pro vyřízení víza hosta, např. formou Letter of Acceptance, Letter of Intent.. Host si musí zjistit na příslušném zastupitelském úřadu, jaké dokumenty pro vstup do ČR (EU) potřebuje a informovat katedru (fakultu/UP).

Odměna

Odměna může být vyplacena formou DPP.
Výjimka: Forma odměny je zahrnuta rovněž do výplaty Costs Payments Contract per diems.
Peníze lze vyplatit rovněž formou smlouvy o přednášce – Poskytnutí konzultační lektorské činnosti.
Odměnu lze proplatit hotově i na účet.
Typ smlouvy pro hosta konzultujte vždy s předstihem s kýmkoliv ze ZO, EO, PO FF UP.

Stravné

Stravu si host radí sám buď sám z grantu, který obdržel od své domácí univerzity, mezinárodního programu, v případě Internacionalizace FF UP si stravu hradí z per diems.


Smlouvy

SMLOUVY O SPOLUPRÁCI MEZI UP/FF a VŠ institucí/fakultou v zahraničí

Návrh na uzavření smlouvy Erasmus+ (výměnné pobyty KA103)

Formu určuje Evropská komise, není nutná kontrola smlouvy Právním oddělením UP.

Smlouvy se uzavírají na fakultní úrovni, žádost o podpis smlouvy se předkládá na Zahraničním oddělení FF k rukám S. Černé. Předkladatel doručí jeden výtisk smlouvy (akceptuje se oskenovaná kopie) společně s Průvodním listem k žádosti o podpis smlouvy děkanem, naleznete v UPShare/Pracoviště/Filozofická fakulta/Dokumenty společné/SMLOUVY postup schvalování/Průvodka ke smlouvě na podpis děkana (návod na vyplnění) . Uvádějte vždy korespondenční adresu druhé smluvní strany (kvůli následné evidenci smlouvy v CES).

Pozor, do konce roku 2020 je možné novou smlouvu Erasmus+ uzavřít jen na období 2020-2022 (ne jinak). Počínaje rokem 2021 se smlouvy začnou procesovat jiným způsobem, na podrobnosti se čeká.

Návrh na uzavření smlouvy o spolupráci mimo programy EU

Použijte prosím kodifikované Memorandum of Understanding (bez nutnosti kontroly právníkem
či Zahraničním oddělením UP). 

Pozor, jsou nutné originály, nejméně čtyři vyhotovení nebo dle dikce smlouvy (dvě pro UP a dvě pro partnerskou instituci).
Smlouvy předkládané v jiném než českém či anglickém jazyce musí být doplněny o překlad do českého nebo anglického jazyka.

  1. smlouva se uzavírá mezi UP a partnerskou institucí (podpis rektorem UP) – preferuje se
  2. smlouva se uzavírá mezi FF a zahraniční fakultou (podpis děkanem FF)

Pokud partner do obsahu smlouvy zasahoval, předkladatel zašle smlouvu s vyznačenými změnami na Zahraniční oddělení FF Simoně Černé, smlouva bude postoupena k odsouhlasení Zahraničním oddělením UP.

V případě, že partner trvá na uzavření vlastní smlouvy o spolupráci, je nutná kontrola obsahu právníkem. Po domluvě na Zahraničním oddělení FF (S. Černá) se podnět dává buď na Právní oddělení UP (prostřednictvím Dr. Hurtíkové ze sekretariátu děkana) nebo na Zahraniční oddělení UP vedoucímu oddělení (Dr. Mikuláš). Ve chvíli, kdy má předkladatel kladné stanovisko (viz. výše) a smlouva může být předložena k podpisu, postupuje se viz. dále

Smlouvy o spolupráci na úrovni fakulty

Uzavírání smluv o spolupráci s VŠ v zahraničí – smlouvy Erasmus+ (výměnné pobyty) + jiné smlouvy o spolupráci na úrovni fakulty

Z důvodu možných zdržení při procesu uzavírání smluv o spolupráci se zahraničním partnerem a s ohledem na plnění povinnosti vyplývající ze Zákona o registru smluv (Zákon č. 340/2015 Sb.), je třeba dodržet následující postup.

1. Smlouva je podepsána FF UP jako druhá

Tento postup je preferován.

Předkladatel smlouvy, či jím/jí pověřená osoba, je povinen/na vytvořit tzv. košilku (Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP, naleznete v UPShare/Pracoviště/Filozofická fakulta/Dokumenty společné/SMLOUVY postup schvalování/Průvodka ke smlouvě na podpis děkana - návod na vyplnění).

  • Přijetí smlouvy musí být registrováno v ERMS. Pokud přijde poštou, zadává zaměstnanec na podatelně. Jestliže smlouvu z partnerské univerzity přiveze zaměstnanec UP, tento zároveň zajistí vložení do ERMS.
  • Smlouva s vyplněnou košilkou je zaslána předkladatelem (či jím/jí pověřenou osobou) na Zahraniční oddělení FF Mgr. Simoně Černé se zápisem v ERMS. Smlouva musí mít u sebe všechny náležitosti, tj. přílohy, podpisy, nesmí chybět datum podpisu partnera, úplná adresa apod. Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP musí být kompletně vyplněn a nesmí chybět podpisy (vedoucí pracoviště, předkladatel).
  • Zahraniční oddělení FF zajistí podpis děkana a následné vložení smlouvy do CES. Zahraniční oddělení FF si ponechá jeden originál smlouvy, zároveň zajistí odeslání jednoho originálu k archivaci na Právní oddělení UP. Zbylé originály jsou zaslány přes Podatelnu FF druhé straně.

▲ Zahraniční oddělení FF nemusí smlouvu přijmout, pokud nesplňuje výše zmíněné náležitosti.

 2. Smlouva je podepsána FF UP jako první

Z důvodu výše zmíněného zákona není tato varianta vítaná, neboť může dojít ke zdržení u zahraničního partnera.

Předkladatel smlouvy je povinen/na vytvořit tzv. košilku (Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP, naleznete v UPShare/Pracoviště/Filozofická fakulta/Dokumenty společné/SMLOUVY postup schvalování/Průvodka ke smlouvě na podpis děkana - návod na vyplnění).

  • Podpis děkana zajišťuje Zahraniční oddělení FF (Mgr. Simona Černá). Jestliže smlouva prošla kontrolou na Právním oddělení UP, předkladatel tuto fyzicky zašle na Zahraniční oddělení FF společně s kompletně vyplněným a podepsaným Průvodní listem k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP. Tento krok bude zaveden v ERMS.
  • Zahraniční oddělení FF zajistí podpis smlouvy děkanem, poté je tato vrácena předkladateli.
  • Předkladatel či jím/jí pověřená osoba je povinen/na smlouvu poslat zahraničnímu partnerovi k podpisu. Je žádoucí poslat partnerovi smlouvu s průvodním dopisem. Zodpovědný pracovník na straně partnera je zároveň emailem upozorněn na Zákon o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.) a požádán, aby bezprostředně po podpisu smlouvy zaslal originály podepsané smlouvy a zároveň oskenovanou kopii emailem.
  • Po obdržení podepsané smlouvy je předkladatel (v případě jeho/její absence jím/jí pověřená osoba) povinen zkontrolovat, zda je došlá smlouva úplná (tj. nechybí datum, přílohy apod.). Ihned poté zašle smlouvu na Zahraniční oddělení FF včetně zadání v ERMS.
  • Po obdržení smlouvy podepsané všemi stranami zajistí Zahraniční oddělení FF vložení smlouvy do CES.

▲ Zahraniční oddělení FF nemusí smlouvu přijmout, pokud nesplňuje výše zmíněné náležitosti.

Smlouvy o spolupráci na úrovni instituce

Uzavírání smluv o spolupráci s VŠ institucí v zahraničí – smlouvy o spolupráci na úrovni instituce

Postup podobný viz. fakultní smlouvy, nutno použít Formulář žádosti o podpis smlouvy (rektorátní „košilka“), návod na vyplnění. Připravenou košilku a všechny výtisky smlouvy (minimálně čtyři) doručit na Zahraniční oddělení FF k rukám Simony Černé. Registrace dokumentu v ERMS se doporučuje. Pokud smlouva přišla už od partnera poštou, v ERMS předat na uzel Oddělení zahraniční (FF) – kód 79.