Administrace výjezdů, příjezdů a smluv
Smlouvy
Jednou z klíčových aktivit Univerzity Palackého je „internacionalizace“, tj. podpora spolupráce se zahraničními univerzitami (společné vědecké projekty, programy, studentské a akademické výměny atp.). Aktivity jsou dojednány ve smlouvách o spolupráci. Jednou z těchto důležitých aktivit je i podpora výměny studentů, akademiků i administrativních pracovníků. Existují smlouvy na různých úrovních: katederní (např. Erasmus+, nebo CEEPUS - tzv. sítě), fakultní, univerzitní (tzv. smlouvy o přímé spolupráci - Memorandum of Understanding).
Přehled smluv o spolupráci FF UP je pro katederní koordinátory k dipsozici v IS STAG, pro studenty je přehled partnerských škol na webu ZO FF zde, pro zaměstnance zde.
Kontaktní osoba pro administraci smluv na FF UP
Eva Antošová
referentka pro zahraniční záležitosti – smlouvy FF, ktátkodobé mobility BIP
Oddělení zahraničních záležitostí, děkanát FF UP, Křížkovského 10, dveře 2.25
tel.: + 420 585 633 176
e-mail: eva.antosova@upol.cz
Uzavření smlouvy o spolupráci se zahraniční institucí
ERASMUS+
Formu smlouvy určuje Evropská komise. Jde o tzv. Inter-institutional agreement, aktuálně pro období 2021-2027. S platností od 1. 1. 2023 jsou smlouvy sjednávány, obnovovány a podepsiovány digitálně přes EWP (Erasmus Without Paper). Pro připojení využívá UP IS STAG.
Stávající smlouvy lze považovat za prodloužené i na AR 2023/24 na základě e-mailového souhlasného vyjádření obou institucí.
Dle vyjádření DZS je možné podepsat novou meziinstitucionální smlouvu pro výměny studentů a zaměstnanců s univerzitami v programových zemích i v „papírové“ podobě „za předpokladu, že je věnováno dostatečné úsilí k připojení se k síti EWP a využití relevantních APIs.“. Pokud bude doloženo, že uzavření smlouvy v EWP brání technické problémy (například vyjádřením partnera), pak je možné papírovou smlouvu podepsat. Primárně ale usilujete o uzavření smluv v EWP a k tomuto řešení přistupte jen ve skutečně nezbytných případech. I pokud smlouvu podepíšete tímto náhradním způsobem, je třeba ji co nejdřív, jakmile pominou technické problémy, uzavřít i v EWP.
Vzor papírové IIA je pro katederní koordinátory k dispozici v upshare. Název dokumentu: TEMPLATE_Erasmus IIA EU_UP
Postup
1. Stáhněte si vzor formuláře IIA (vzor IIA upravený pro FF UP) i Průvodní list v UPShare.
2. Podmínky smlouvy si upravte dle potřeb praciviště/katedry (např. počty mobilit studentů, akademických a administrativních pracovníků, počty měsíců, dnů, ISCED kódy, požadovanou jazykovou úroveň studentů a pracovníků atd.). Ve smlouvě, prosím, zachovejte min. 1 krátkodobou PhD. mobilitu (pro výjezd).
Smlouvy se uzavírají na institucionální úrovni (IIA podepisuje institucionální koordinátorka UP). Žádost o podpis smlouvy se předkládá na Zahraničním oddělení FF k rukám E. Antošové. Předkladatel doručí jeden výtisk smlouvy (akceptuje se oskenovaná kopie). Ve smlouvě musí být vyplněny všechny náležitosti, tj. kontaktní údaje koordinátorů obou institucí, podmínky, harmonogramy obou institucí atd. Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy musí být kompletně vyplněn a nesmí chybět podpisy (vedoucí pracoviště, předkladatel). Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy podepisuje nejdříve proděkanka pro zahraniční záležitosti FF UP, poté ZO FF předá smlouvu k podpisu IK UP .
UPOZORNĚNÍ: Nové, či aktualizované smlouvy před podpisem vždy nejdříve projednejte se ZO FF, aby byly v nové smlouvě dojednány i další - nové - aktivity Erasmu, jako např. krátkodobé mobility doktorandů na 5 - 30 dnů, praktické stáže studentů, výjezdy a příjezdy zaměstnanců, tzv. BIPy, kombinované mobility atd.
Přímá spolupráce - Memorandum of Understanding
Pro uzavření spolupráce mimo program Erasmus+ se doporučuje použít kodifikované Memorandum of Understanding (bez nutnosti kontroly právníkem či Oddělením pro partnerství UP).
Dle potřeby/domluvy s partnerem se smlouva uzavírá
- mezi FF a zahraniční partnerskou fakultou (podpis děkanem FF)
- mezi UP a zahraniční partnerskou institucí (podpis rektorem UP)
POZOR:
Jsou nutné originály - nejméně čtyři vyhotovení (nebo dle dikce smlouvy): dvě pro UP a dvě pro partnerskou instituci.
Smlouvy předkládané v jiném než českém či anglickém jazyce musí být doplněny o překlad do českého nebo anglického jazyka.
Pokud partner do obsahu smlouvy zasahoval, předkladatel zašle smlouvu s vyznačenými změnami na Zahraniční oddělení FF. Smlouva bude postoupena k odsouhlasení na Oddělením pro partnerství UP.
V případě, že partner trvá na uzavření vlastní smlouvy o spolupráci, je nutná kontrola obsahu. Zde záleží, jestli jde o smlouvu na úrovni fakulty či univerzity. Po domluvě o obsahu se Zahraničním oddělením FF se podnět dává buď na Právní oddělení UP (prostřednictvím sekretariátu děkana) nebo na Oddělení pro partnerství UP (Tereza Kalousková). Ve chvíli, kdy má předkladatel kladné stanovisko, smlouva může být předložena k podpisu, postupuje se viz. dále kapitola Postup uzavírání smluv.
Postup
Z důvodu možných zdržení při procesu uzavírání smluv o spolupráci se zahraničním partnerem a s ohledem na plnění povinnosti vyplývající ze Zákona o registru smluv (Zákon č. 340/2015 Sb.), je třeba dodržet následující postup.
- Smlouva je podepsána FF UP jako druhá
Tento postup je preferován.
Předkladatel smlouvy, či jím/jí pověřená osoba, je povinen/na vytvořit tzv. košilku (Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP).
- Pokud smlouva přijde poštou - fyzicky, přijetí smlouvy musí být registrováno v ERMS - zadává zaměstnanec na podatelně FF UP. Jestliže smlouvu z partnerské univerzity přiveze zaměstnanec UP, tento zároveň zajistí vložení do ERMS.
- Pokud smlouva přijde e-mailem, nemusí se evidovat přes ERMS.
- Smlouva s vyplněnou košilkou je zaslána předkladatelem (či jím/jí pověřenou osobou) na Zahraniční oddělení FF. Smlouva musí mít u sebe všechny náležitosti, tj. přílohy, podpisy, nesmí chybět datum podpisu partnera, úplná adresa apod. Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP musí být kompletně vyplněn a nesmí chybět podpisy (vedoucí pracoviště, předkladatel).
- Zahraniční oddělení FF zajistí podpis děkana a následné vložení smlouvy do CES. Zahraniční oddělení FF si ponechá jeden originál smlouvy, zároveň zajistí odeslání jednoho originálu k archivaci na Právní oddělení UP. Zbylé originály jsou zaslány přes Podatelnu FF druhé straně.
▲ Zahraniční oddělení FF nemusí smlouvu přijmout, pokud nesplňuje výše zmíněné náležitosti.
- Smlouva je podepsána FF UP jako první
Z důvodu výše zmíněného zákona není tato varianta vítaná, neboť může dojít ke zdržení u zahraničního partnera.
Předkladatel smlouvy je povinen/na vytvořit Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP.
- Podpis děkana zajišťuje Zahraniční oddělení FF (Eva Antošová). Jestliže smlouva prošla kontrolou na Právním oddělení UP, předkladatel tuto fyzicky zašle na Zahraniční oddělení FF společně s kompletně vyplněným a podepsaným Průvodní listem k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP. Tento krok bude zaveden v ERMS.
- Zahraniční oddělení FF zajistí podpis smlouvy děkanem, poté je tato vrácena předkladateli.
- Předkladatel či jím/jí pověřená osoba je povinen/na smlouvu poslat zahraničnímu partnerovi k podpisu. Je žádoucí poslat partnerovi smlouvu s průvodním dopisem. Zodpovědný pracovník na straně partnera je zároveň emailem upozorněn na Zákon o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.) a požádán, aby bezprostředně po podpisu smlouvy zaslal originály podepsané smlouvy a zároveň oskenovanou kopii emailem.
- Po obdržení podepsané smlouvy je předkladatel (v případě jeho/její absence jím/jí pověřená osoba) povinen zkontrolovat, zda je došlá smlouva úplná (tj. nechybí datum podpisu smlouvy, přílohy apod.). Ihned poté zašle smlouvu na Zahraniční oddělení FF.
- Po obdržení smlouvy podepsané všemi stranami zajistí Zahraniční oddělení FF vložení smlouvy do CES.
▲ Zahraniční oddělení FF nemusí smlouvu přijmout, pokud nesplňuje výše zmíněné náležitosti.
3. Smlouva na úrovni univerzita – univerzita
Dle vnitřní normy UP R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP je třeba používat nové formuláře žádosti o podpis rektora. Tyto nové formuláře žádosti o podpis rektora se vytvářejí v systému CES, a to jak pro smlouvy, tak i pro dodatky.
Postup
1) Pokud budete formulář potřebovat vytvořit, přihlaste se do CES https://smlouvy.upol.cz/ . Pro přihlášení použijte své Portal ID a heslo jako do Portálu.
2) Přejděte na záložku „Formuláře žádosti o podpis“a klikněte na „Přidat“.
3) V nabídce vyberte, jaký typ formuláře budete vytvářet (nejčastěji budete potřebovat „Standardní formulář“, případně „Formulář pro dodatek“).
4) Vyplňte formulář (povinná pole jsou červeně vyznačena; u každého pole se zobrazuje informace v „bublině“, která vysvětluje, jak dané pole vyplnit).
5) Číslo v ERMS vytvoří sekretářka.
6) Vyplněný formulář označte jako „Kompletní“ a vytiskněte. Spolu se smlouvou předejte k podpisům dotčených osob. Následně jej odevzdejte na ZO FF (k rukám Evy Antošové).
S dotazy týkající se košilky a obsahu smlouvy se obracejte na Terezu Kalouskovou, vedoucí Oddělení pro partnerství UP, případně Evu Antošovou ze Zahraničního oddělení FF.
Výjezdy
- Zahraniční výjezdy zaměstnanců jsou administrovány formou cestovního příkazu (dále jen CP). CP se od roku 2020 vyplňuje a schvaluje elektronicky přes aplikaci Cestovní příkazy na Portále UP.
- Výjezd zaměstnance se musí hlásit před cestou sekretářce dané katedry, aby mohl být výjezd zaevidován v docházce zaměstnance.
- Pracovní cestu do zahraničí může uhradit i zahraniční strana.
- Zaměstnanec vyslaný UP do zahraničí může využít cestovní pojištění do zahraničí.
- Referentka CP na ekonomickém oddělení: Gabriela Beranová, gabriela.beranova@upol.cz
- Možnosti výjezdů do zahraničí, termíny, přihlášky, aktuality atd. najdete v sekci Nabídky a výběrová řízení i/nebo v sekci Možnosti výjezdů do zahraničí .
SPECIFIKA NĚKTERÝCH VÝMĚNNÝCH PROGRAMŮ:
Program ERASMUS
Před cestou je třeba připravit a potvrdit Mobility Agreement for Teaching (Pracovní program výuky/školení) či Mobility Agreement for Training (pracovní program školení). Výukový program/program školení si s dostatečným předstihem účastník dojednává s partnerskou školou sám. Mobility Agreement for Teaching / Training (Pracovní program výuky/školení) může být vyplněn česky, případně anglicky nebo v jazyce přijímající instituce. Mobility Agreement schvaluje/podepisuje vedoucí vysílajícího pracoviště. Mobility Agreement potvrzený všemi stranami je nutné před výjezdem do zahraničí přinést na ZO RUP (referentce Yvoně Vyhnánkové - Erasmus evropský, referentce Petře Soldánové - Erasmus mimoevropský), kde účastník podepíše účastnickou smlouvu, ve které jsou stanoveny podmínky mobility, zejména data cesty, rozsah výuky/školení a výše grantu. Účastnickou smlouvu před výjezdem do zahraničí přiložíte k CP, aby mohla být spočítána záloha na cestu. Podrobné informace (např. o délce pobytu, rozsahu výuky/školení, výši grantu, cestovním pojištění atd.) k výjezdu na Erasmus najdete na stránkách ZO RUP: https://international.upol.cz/vymenne-pobyty/jsem-zamestnanec/.
Program CEEPUS
Výjezd formou CP, cestovní náklady (cesta tam a zpět, bez místní dopravy) hradí fakulta, ale stipendium na pobyt v zahraničí (na ubytování a stravu) dostává zaměstnanec od zahraniční univerzity.
Výjezdy přes AIA: výjezd formou CP, cestovní náklady (cesta tam a zpět, bez místní dopravy) hradí fakulta, ale stipendium na pobyt v zahraničí (na ubytování a stravu) dostává zaměstnanec buď od příslušného zahraničního ministerstva, nebo od MŠMT (záleží na podmínkách dojednaných v mezinárodní smlouvě).
Příjezdy
MOŽNOSTI PŘIJETÍ ZAHRANIČNÍCH HOSTŮ
Zahraniční hosté přijíždějí většinou na pozvání katedry. Přijet můžou na výukový pobyt (Erasmus, CEEPUS, Fulbright programme), přednáškový pobyt (v rámci konference pořádané FF/UP), nebo na badatelský pobyt (CEEPUS, AIA, Visegrad Fund atd.) nebo jako post-doc.
Hosté přijíždějí většinou v rámci nějakého programu, např. Erasmus, CEEPUS, AKTION, Visegrad Fund atd. To znamená, že v rámci tohoto programu získali finanční podporu a z této podpory si hradí pobytové a cestovní náklady (ubytování, cestovní pojištění, vízum, stravu). Nebo je možné návštěvu hosta zaplatit z katederních zdrojů, např. ze zdoje na zahraniční aktivity.
PROPOST
Další možností financování zahraničního hosta je z projektu PROPOST (strategický program UP, v rámci nějž FF UP podporuje mobilitu akademických pracovníků ze zahraničí). Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu na zahraniční hosty - hostující přednášky a konference, bývá vyhlášena každý rok v říjnu prostřednictvím inFFo. Žádá se o finanční podporu pro příjezd hosta na následující kalendářní rok.
Žádost o příspěvek na přijetí zahraničního hosta nebo na uspořádání konference se lze ucházet za těchto podmínek:
1/ Podpora pro zahraniční hosty, kteří jsou afiliováni na zahraniční univerzitě nebo výzkumném pracovišti výukový/přednáškový pobyt:
a/ Při fyzické účasti v Olomouci jde o podporu formou smlouvy cost payment contract.
b/ V případě on-line aktivity/přednášky se odměna vyplácí jinou formou, a to pomocí smlouvy o jednorázové konzultační a výukové činnosti.
Formuláře smluv pro konzultační a výukovou činnost jsou k dispozici anglicky a česky na www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/.
2/ Podpora na uspořádání konference - a to konference minimálně evropského významu.
Formulář ŽÁDOSTI o finanční podporu IN je ke stažení na https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918. Žádost vyplňte elektronicky a naskenovanou s podpisem vedoucího katedry pošlete Simoně Černé, simona.cerna@upol.cz .
TERMÍN pro podávání žádostí: začátek listopadu
VÝSLEDKY výběrového řízení budou oznámeny do konce prosince
KONTAKTNÍ OSOBA: Simona Černá
____________________________________________________________
CO LZE HOSTŮM NABÍDNOUT
Ubytování
Ubytování může hostům – pokud chtějí – pomoci zprostředkovat katedra, příp. fakulta/univerzita, na kolejích UP, nebo jim může pomoci – pokud chtějí – zprostředkovat ubytování v hotelu, penzionu atp. Ubytování si host hradí sám ze svých zdrojů (např. z grantu E+, AKTION, DAAD aj., nebo ze zdrojů vysílající instituce.
Host pozvaný v rámci PROPOSTU (institucionálního strategický program UP) si ubytování hradí z per diems, které dostane vyplacené od FF UP.
CEEPUS a AIA vyplácí přijíždějícímu vyučujícímu "stipendium" (hotově na pokladně FF UP) na ubytování a stravu. Cestovné hradí hostovi jeho domácí univerzita.
Cesta a cestovné
Cestu si host hradí buď sám z grantu, který obdržel od své domácí univerzity, nebo z grantu mezinárodního programu,nebo ji může uhradit katedra ze svých zdrojů. Cestu může hostu pomoci zprostředkovat katedra.
V rámci PROPOSTu FF UP si host hradí cestovné z odměny, kterou od FF UP dostane formou Costs Payments Contract (viz https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918 ).
Vízum
Katedra, příp. fakulta/univerzita vystavuje podklad pro vyřízení víza hosta, např. formou Letter of Acceptance, Letter of Intent.. Host si musí zjistit na příslušném zastupitelském úřadu, jaké dokumenty pro vstup do ČR (EU) potřebuje a informovat katedru (fakultu/UP).
Odměna
může být vyplacena:
- formou DPP
- v PROPOSTu FF UP (viz výše) formou Costs Payments Contract nebo Consulting/Teaching Services Agreement (formuláře jsou ke stažení na https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918 ).
Odměnu lze proplatit hotově i na účet.
Typ smlouvy pro hosta konzultujte vždy s předstihem s kýmkoliv ze ZO, EO nebo PO FF UP.
Odměna za online přednášku
Přednáška se může uskutečnit i formou online. V tomto případě bude odměna vyplacena formou smlouvy o poskytnutí konzultační činnosti - Consulting/Teaching Services Agreement (viz https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918) . Katedra v této smlouvě uvádí, za co bude odměna poskytnuta, zda se jedná o jednorázovou přednášku, přednáškový cyklus, účast na konferenci, konzultační činnost, případně kombinaci. Katedra vždy uvede také objem odvedené práce v hodinách (po 60 minutách). Odměna za hodinu práce se pohybuje v rozmezí
250 - 700 Kč (horní hranice je pro superexperty). Výši odměny navrhne katedra. Návrh smlouvy odesílá katedra zahraničnímu hostu s dostatečným časových předstihem tak, aby tento/tato ji stihl/a podepsat a poslat dva výtisky poštou na Zahraniční oddělení FF k rukám Simony Černé před tím, než akce/přednáška proběhne. Prosím požádejte hosta o zaslání oskenované kopie dřív, než pošle originál.
Stravné
Stravu si host hradí sám buď sám z grantu, který obdržel od své domácí univerzity, mezinárodního programu.
V případě PROPOSTu FF UP si host stravu hradí z per diems. POZOR! S platností od 25. 7. 2022 se změnila sazba per diem pro ČR z 230 EUR/den na 177 EUR/den.
_________________________________________________________
UPOZORNĚNÍ:
Zahraniční hosté působící na FF UP musí být od 1. 1. 2016 evidováni v Portále UP: portal.upol.cz/Přijetí hostů (pro účely výročních zpráv, statistik a také rozpočtování). Evidence hostů je v kompetenci katedry.
ID UP karta a přístupy na portlety IS UP Pokud host působí na FF UP delší dobu (měsíc a déle, např. hosté v rámci CEEPUSu, Fulbrighta apod.), je možné mu prostřednictvím ZO FF UP zařídit ID kartu. Zřízením ID karty host získá přístup na portlety UP: STAG, MOODLE, knihovna, menza, připojení na internet atd.. Podmínkou pro vydání ID karty je evidence hosta v tzv. Malém STAGu.