Administrace výjezdů, příjezdů a smluv

Smlouvy

Jednou z klíčových aktivit Univerzity Palackého je „internacionalizace“, tj. podpora spolupráce se zahraničními univerzitami (společné vědecké projekty, programy, studentské a akademické výměny atp.). Aktivity jsou dojednány ve smlouvách o spolupráci. Jednou z těchto důležitých aktivit je i podpora výměny studentů, akademiků i administrativních pracovníků. Existují smlouvy na různých úrovních: katederní (Erasmus+, CEEPUS - tzv. sítě), fakultní, univerzitní (tzv. smlouvy o přímé spolupráci - Memorandum of Understanding).

Kontaktní osoba pro administraci smluv na FF UP

Eva Antošová
referentka pro zahraniční záležitosti – smlouvy FF, ktátkodobé mobility BIP 
Oddělení zahraničních záležitostí, děkanát FF UP, Křížkovského 10, dveře 2.20
tel.: + 420 585 633 176
e-mail: eva.antosova@upol.cz

 

Uzavření smlouvy o spolupráci se zahraniční institucí

1) Erasmus+

Formu určuje Evropská komise, není nutná kontrola smlouvy Právním oddělením UP. jde o tzv. Inter-institutional agreement, aktuálně pro období 2021-2027.

Pro toto nové programové období je primárně třeba smlouvy obnovit prostřednictvím platformy EWP (Erasmus Without Papers). Pro připojení bude UP využívat IS STAG. Bohužel toto připojení není zatím funkční z důvodů nikoliv na straně UP, jedná se o celoevropský problém.

Stávající smlouvy lze považovat za prodloužené na základě e-mailového souhlasného vyjádření obou institucí. Oddělení pro mobility UP doporučuje oslovit partnery a vyžádat si souhlas s prodloužením smluv do doby, než bude možné je obnovit digitálně přes EWP.

V případě, že by partner s prodloužením formou e-mailu nesouhlasil, bylo by nutné smlouvu obnovit postaru, tedy formou pdf dokumentu – vzor je k dispozici v upshare: https://cfic.upol.cz/fileadmin/userdata/cm/zahr/ERASMUS/Koordinatori/2022/2021-2027_bilateral_IIA_UP.docx Název dokumentu: Erasmus IIA pro EU_UP_bilateral

V případě, že chcete uzavřít smlouvu s novým partnerem, je nutné ji taktéž uzavřít postaru, tedy formou pdf dokumentu – vzor je k dispozici v upshare: https://cfic.upol.cz/fileadmin/userdata/cm/zahr/ERASMUS/Koordinatori/2022/2021-2027_bilateral_IIA_UP.docx Název dokumentu: Erasmus IIA pro EU_UP_bilateral

Postup

Smlouvy se uzavírají na institucionální úrovni (IIA podepisuje institucionální koordinátorka UP). Žádost o podpis smlouvy se předkládá na Zahraničním oddělení FF k rukám E. Antošové. Předkladatel doručí jeden výtisk smlouvy (akceptuje se oskenovaná kopie). Ve smlouvě musí být vyplněny všechny náležitosti, tj. typy mobilit, počty mobilit, podmínky mobilit, kontaktní údaje koordinátorů obou institucí atd. Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy musí být kompletně vyplněn a nesmí chybět podpisy (vedoucí pracoviště, předkladatel).

Vzor formuláře IIA i Průvodní list naleznete v UPShare/Pracoviště/Filozofická fakulta/Katederní koordinátoři pro zahraničí/Smlouvy.

UPOZORNĚNÍ: Nové smlouvy před podpisem vždy nejdříve projednejte se ZO FF, aby byly v nové smlouvě dojednány i další - nové - aktivity Erasmu, jako např. krátkodobé mobility doktorandů na 5 - 30 dnů, praktické stáže studentů, výjezdy a příjezdy zaměstnanců, tzv. BIPy, kombinované programy atd.

 

2) Přímá spolupráce - Memorandum of Understanding

Pro uzavření spolupráce mimo program Erasmus+ se doporučuje použít kodifikované Memorandum of Understanding (bez nutnosti kontroly právníkem či Oddělením pro partnerství UP).

Dle potřeby/domluvy s partnerem se smlouva uzavírá

  1. mezi UP a zahraniční partnerskou institucí (podpis rektorem UP)
  2. mezi FF a zahraniční partnerskou fakultou (podpis děkanem FF)

POZOR:

Jsou nutné originály, nejméně čtyři vyhotovení (nebo dle dikce smlouvy): dvě pro UP a dvě pro partnerskou instituci.
Smlouvy předkládané v jiném než českém či anglickém jazyce musí být doplněny o překlad do českého nebo anglického jazyka.

Pokud partner do obsahu smlouvy zasahoval, předkladatel zašle smlouvu s vyznačenými změnami na Zahraniční oddělení FF smlouva bude postoupena k odsouhlasení na Oddělením pro partnerství UP.

V případě, že partner trvá na uzavření vlastní smlouvy o spolupráci, je nutná kontrola obsahu. Zde záleží, jestli jde o smlouvu na úrovni fakulty či univerzity. Po domluvě o obsahu se Zahraničním oddělením FF se podnět dává buď na Právní oddělení UP (prostřednictvím sekretariátu děkana) nebo na Oddělení pro partnerství UP (Tereza Kalousková). Ve chvíli, kdy má předkladatel kladné stanovisko, smlouva může být předložena k podpisu, postupuje se viz. dále kapitola Postup uzavírání smluv.

Postup

Z důvodu možných zdržení při procesu uzavírání smluv o spolupráci se zahraničním partnerem a s ohledem na plnění povinnosti vyplývající ze Zákona o registru smluv (Zákon č. 340/2015 Sb.), je třeba dodržet následující postup.

  1. Smlouva je podepsána FF UP jako druhá

Tento postup je preferován.

Předkladatel smlouvy, či jím/jí pověřená osoba, je povinen/na vytvořit tzv. košilku (Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP).

  • Pokud smlouva přijde poštou - fyzicky, přijetí smlouvy musí být registrováno v ERMS - zadává zaměstnanec na podatelně FF UP. Jestliže smlouvu z partnerské univerzity přiveze zaměstnanec UP, tento zároveň zajistí vložení do ERMS.
  • Pokud smlouva přijde e-mailem, nemusí se evidovat přes ERMS.
  • Smlouva s vyplněnou košilkou je zaslána předkladatelem (či jím/jí pověřenou osobou) na Zahraniční oddělení FF. Smlouva musí mít u sebe všechny náležitosti, tj. přílohy, podpisy, nesmí chybět datum podpisu partnera, úplná adresa apod. Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP musí být kompletně vyplněn a nesmí chybět podpisy (vedoucí pracoviště, předkladatel).
  • Zahraniční oddělení FF zajistí podpis děkana a následné vložení smlouvy do CES. Zahraniční oddělení FF si ponechá jeden originál smlouvy, zároveň zajistí odeslání jednoho originálu k archivaci na Právní oddělení UP. Zbylé originály jsou zaslány přes Podatelnu FF druhé straně.

▲ Zahraniční oddělení FF nemusí smlouvu přijmout, pokud nesplňuje výše zmíněné náležitosti.

  1. Smlouva je podepsána FF UP jako první

Z důvodu výše zmíněného zákona není tato varianta vítaná, neboť může dojít ke zdržení u zahraničního partnera.

Předkladatel smlouvy je povinen/na vytvořit tzv. košilku (Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP).

  • Podpis děkana zajišťuje Zahraniční oddělení FF (Eva Antošová). Jestliže smlouva prošla kontrolou na Právním oddělení UP, předkladatel tuto fyzicky zašle na Zahraniční oddělení FF společně s kompletně vyplněným a podepsaným Průvodní listem k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP. Tento krok bude zaveden v ERMS.
  • Zahraniční oddělení FF zajistí podpis smlouvy děkanem, poté je tato vrácena předkladateli.
  • Předkladatel či jím/jí pověřená osoba je povinen/na smlouvu poslat zahraničnímu partnerovi k podpisu. Je žádoucí poslat partnerovi smlouvu s průvodním dopisem. Zodpovědný pracovník na straně partnera je zároveň emailem upozorněn na Zákon o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.) a požádán, aby bezprostředně po podpisu smlouvy zaslal originály podepsané smlouvy a zároveň oskenovanou kopii emailem.
  • Po obdržení podepsané smlouvy je předkladatel (v případě jeho/její absence jím/jí pověřená osoba) povinen zkontrolovat, zda je došlá smlouva úplná (tj. nechybí datum podpisu smlouvy, přílohy apod.). Ihned poté zašle smlouvu na Zahraniční oddělení FF.
  • Po obdržení smlouvy podepsané všemi stranami zajistí Zahraniční oddělení FF vložení smlouvy do CES.

▲ Zahraniční oddělení FF nemusí smlouvu přijmout, pokud nesplňuje výše zmíněné náležitosti.

       3. Smlouva na úrovni univerzita – univerzita

Bude doplněno.

S dotazy se obracejte na Terezu Kalouskovou, vedoucí Oddělení pro partnerství UP, případně Evu Antošovou ze Zahraničního oddělení FF.


Výjezdy

  • Zahraniční výjezdy zaměstnanců jsou administrovány formou cestovního příkazu (dále jen CP). CP se od roku 2020 vyplňuje a schvaluje elektronicky přes aplikaci Cestovní příkazy na Portále UP.
  • Výjezd zaměstnance se musí hlásit před cestou sekretářce dané katedry, aby mohl být výjezd zaevidován v docházce zaměstnance.
  • Pracovní cestu do zahraničí může uhradit i zahraniční strana.
  • Vždy je však nezbytné výjezd do zahraničí řešit s dostatečným předstihem prostřednictvím (elektronického) cestovního příkazu s referentkou EO FF UP Gabrielou Beranovou, gabriela.beranova@upol.cz .

  • Program ERASMUS: Před cestou je třeba připravit a potvrdit Mobility Agreement for Teaching (Pracovní program výuky/školení) či Mobility Agreement for Training (pracovní program školení). Výukový program/program školení si s dostatečným předstihem účastník dojednává s partnerskou školou sám. Mobility Agreement for Teaching (Pracovní program výuky/školení) či Mobility Agreement for Training (pracovní program školení) může být vyplněn česky, případně anglicky nebo v jazyce přijímající instituce. Za UP výukový program/školení podepisuje vedoucí vysílajícího pracoviště. Mobility Agreement potvrzený všemi stranami je nutné  před výjezdem do zahraničí přinést na ZO RUP (referentka Yvona Vyhnánková - Erasmus evropský, referentka Petra Soldánová - Erasmus mimoevropský), kde účastník podepíše účastnickou smlouvu, ve které jsou stanoveny podmínky mobility, zejména data cesty, rozsah výuky/školení a výše grantu. Účastnickou smlouvu pak doložíte před výjezdem do zahraničí k CP, aby mohla být spočítána záloha na cestu. Podrobné informace (např. o délce pobytu, rozsahu výuky/školení, výši grantu, cestovním pojištění atd.) k výjezdu na Erasmus najdete na stránkách ZO RUP: https://iro.upol.cz/erasmus/vyuka/ a/nebo https://iro.upol.cz/erasmus/skoleni/.
  • Program CEEPUS: výjezd formou CP, cestu hradí fakulta, ale stipendium na pobyt v zahraničí (na ubytování a stravu) dostává zaměstnanec od zahraniční univerzity.
  • Výjezdy přes AIA: výjezd formou CP, cestu hradí fakulta, ale stipendium na pobyt v zahraničí (na ubytování a stravu) dostává zaměstnanec od buď od příslušného zahraničního ministerstva, nebo od MŠMT (záleží na podmínkách dojednaných v mezinárodní smlouvě).
  • Možnosti, termíny, přihlášky výjezdů pro zaměstnance FF UP najdete v sekci Nabídky a výběrová řízení i/nebo v sekci Možnosti výjezdů do zahraničí

Příjezdy

Zahraniční hosté přijíždějí většinou na pozvání katedry. Přijet můžou na učitelský pobyt (Erasmus, CEEPUS, Fulbright programme), přednáškový pobyt (v rámci konference pořádané FF/UP, např. PROPOST), nebo na badatelský pobyt (CEEPUS, AIA, Visegrad Fund atd.) nebo jako post-doc.

Hosté přijíždějí většinou v rámci nějakého grantu (Erasmus, CEEPUS, AKTION, Visegrad Fund atd.). To znamená, že si z tohoto grantu hradí ubytování, cestovné, cestovní pojištění, vízum, stravu), nebo jim hradí pobyt katedra.

Ubytování

Ubytování může hostům – pokud chtějí – pomoci zprostředkovat katedra, příp. fakulta/univerzita, na kolejích UP, nebo jim může pomoci – pokud chtějí – zprostředkovat ubytování v hotelu, penzionu atp. Ubytování si host hradí sám ze svých zdrojů (např. z grantu E+, AKTION, DAAD aj., nebo ze zdrojů vysílající instituce. 

Host pozvaný v rámci PROPOSTU (institucionálního  strategický program UP) si ubytování hradí z per diems, které dostane vyplacené od FF UP.

CEEPUS a AIA vyplácí přijíždějícímu vyučujícímu "stipendium" (hotově na pokladně FF UP) na ubytování a stravu. Cestovné hradí hostovi jeho domácí univerzita.

Cesta a cestovné

Cestu si host hradí buď sám z grantu, který obdržel od své domácí univerzity, nebo z grantu mezinárodního programu,nebo ji může uhradit katedra ze svých zdrojů. Cestu může hostu pomoci zprostředkovat katedra.
V rámci PROPOSTu FF UP si host hradí cestovné z odměny, kterou od FF UP dostane formou Costs Payments Contract (viz https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918 ).

Vízum

Katedra, příp. fakulta/univerzita vystavuje podklad pro vyřízení víza hosta, např. formou Letter of Acceptance, Letter of Intent.. Host si musí zjistit na příslušném zastupitelském úřadu, jaké dokumenty pro vstup do ČR (EU) potřebuje a informovat katedru (fakultu/UP).

Odměna

může být vyplacena:

- formou DPP.
- v PROPOSTu FF UP formou Costs Payments Contract nebo Consulting/Teaching Services Agreement (formuláře jsou ke stažení na https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918 )

Odměnu lze proplatit hotově i na účet.

Typ smlouvy pro hosta konzultujte vždy s předstihem s kýmkoliv ze ZO, EO nebo PO FF UP.

Odměna za online přednášku

Přednáška se může uskutečnit i formou online. V tomto případě bude odměna vyplacena formou smlouvy o poskytnutí konzultační činnosti - Consulting/Teaching Services Agreement (viz https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918. Katedra v této smlouvě uvádí, za co bude odměna poskytnuta, zda se jedná o jednorázovou přednášku, přednáškový cyklus, účast na konferenci, konzultační činnost, případně kombinaci. Katedra vždy uvede také objem odvedené práce v hodinách (po 60 minutách). Odměna za hodinu práce se pohybuje v rozmezí
250 - 700 Kč (horní hranice je pro superexperty). Výši odměny navrhne katedra. Návrh smlouvy odesílá katedra zahraničnímu hostu s dostatečným časových předstihem tak, aby tento/tato ji stihl/a podepsat a poslat dva výtisky poštou na Zahraniční oddělení FF k rukám Simony Černé před tím, než akce/přednáška proběhne. Prosím požádejte hosta o zaslání oskenované kopie dřív, než pošle originál.

Stravné

Stravu si host hradí sám buď sám z grantu, který obdržel od své domácí univerzity, mezinárodního programu, v případě PROPOSTu FF UP si stravu hradí z per diems.

UPOZORNĚNÍ:

Zahraniční hosté působící na FF UP musí být od 1. 1. 2016 evidováni v Portále UP: portal.upol.cz/Přijetí hostů (pro účely výročních zpráv, statistik a také rozpočtování).

Evidence hostů je v kompetenci katedry.

Pokud host působí na FF UP delší dobu (měsíc a déle, např. hosté v rámci CEEPUSu, Fulbrighta apod.), je možné mu prostřednictvím ZO FF UP zařídit ID kartu (portlety UP: STAG, MOODLE, knihovna, menza, připojení na internet atd.). Podmínkou pro vydání ID karty je evidence hosta v portále v tzv. Malém STAGu.

Nastavení cookies a ochrany soukromí

Na našich webových stránkách používáme soubory cookies a případné další síťové identifikátory, které mohou obsahovat osobní údaje (např. jak procházíte naše stránky). My a někteří poskytovatelé námi využívaných služeb, máme k těmto údajům ve Vašem zařízení přístup nebo je ukládáme. Tyto údaje nám pomáhají provozovat a zlepšovat naše služby. Pro některé účely zpracování takto získaných údajů je vyžadován Váš souhlas. Svůj souhlas můžete kdykoliv změnit nebo odvolat (odkaz najdete v patě stránek).

(Technické cookies nezbytné pro fungování stránek. Neobsahují žádné identifikační údaje.)
(Slouží ke statistickým účelům - měření a analýze návštěvnosti. Sbírají pouze anonymní data.)
(Jsou určeny pro propagační účely, měření úspěšnosti propagačních kampaní apod.)