Administrace výjezdů

Administrace studijních, pracovních a výzkumných pobytů v zahraničí

Co se týká administrativních záležitostí, pro všechny typy výjezdů  platí, že student musí respektovat:

Erasmus Plus

Administrativa tohoto programu je rozdělena mezi tři úseky:

  1. zahraniční oddělení RUP (největší část administrativy),
  2. zahraniční oddělení FF UP (záležitosti týkající se STAGu) a
  3. katedra, resp. katederní koordinátor pro zahraniční záležitosti (
    1. vypisuje výběrová řízení,
    2. zodpovídá za studentův studijní plán v zahraničí, tzv. Learning Agreement
      či pracovní plán, tzv. Learning Agreement for Traineeship,
    3. a schvaluje a uznává studijní výsledky ze zahraničních pobytů, tzv. ToR). 

Vyjíždějící studenty mají na starosti:

  1. a/ studijní pobyty - na rektorátní úrovni (tedy ZO RUP) koordinátorky Simona Černá a  Vladimíra    Žlutířová, https://iro.upol.cz/pl/erasmus/studium/
    b/ pracovní pobyty – Marie Raková , https://iro.upol.cz/pl/erasmus/staze/   

  2. na fakultní úrovni Jana Hořáková

  3. na katederní úrovni katederní  koordinátoři

  4. Pro všechny - jak Erasmus Plus, tak i výjezdy mimo EU - vyjíždějící studenty však platí, že musí svůj výjezd na zahraniční studijní či pracovní pobyt nahlásit referentce zahraničního oddělení FF, tj. Janě Hořákové, j.horakova@upol.cz . Bez nahlášení nemůže být mobilita zaevidována ve STAGu a bez evidence nemůže být mobilita po jejím absolvování uznána v rámci studentova studia na UP.

  5. Přihláška
    Studijní pobyty – přes aplikaci Erasmus Plus https://erasmusplus.upol.cz/
    Pracovní pobyty – přes aplikaci INTLAG https://intlag.upol.cz/

Mobilita studentů Bc., Mgr. a Ph.D. FF UP, tzv. Freemover

Doporučení a rady

Student si může najít/zvolit instituci sám, nebo se může podívat na nabídku studijních pobytů na rektorátních webových stranách iro.upol.cz, nebo na fakultních webových stranách https://www.ff.upol.cz/de/studenti/zahranicni-mobility/moznosti-vyjezdu-do-zahranici/  BUDE AKTUALIZOVÁNO  nebo může průběžně sledovat stránku s aktuálními nabídkami zahraničního oddělení na https://www.ff.upol.cz/studenti/zahranicni-mobility/aktualni-nabidky/ , kam zavěšujeme všechny nabídky, ať už studijní, nebo pracovní, které se k nám dostanou.

Administrace

  1. Včas – nejlépe 1 rok před plánovaným výjezdem - si najít takovou zahraniční VŠ, která by odpovídala studentovým požadavkům a přáním, ale také požadavkům jeho oboru/zaměření. Není nutné, aby student zvolil partnerskou instituci UP/fakulty/katedry, platí však ale, že smlouva studentovi zajistí některé výhody ze zahraničního výjezdu plynoucí, především nebude muset platit školné.  Partnerské instituce UP najdete na DOPLNÍM, AŽ BUDU VĚDĚT

  2. Včas si podat žádost o finanční podporu v rámci Mobility studentů FF UP, tzv. Freemovera – základní informace o tomto stipendijním programu Filozofické fakulty najdete na https://www.ff.upol.cz/ DOPLNÍM, AŽ BUDU VĚDĚT.

  3. Informovat vysílající katedru, resp. katederního koordinátora – v případě studijních pobytů, koordinátora zahraničních pracovních praxí – v případě pracovních pobytů (viz Kontakty), školitele – v případě výzkumných pobytů, o této skutečnosti a domluvit se na individuálním studijním či pracovním plánu = Learning Agreement / LA for traineeships, doktorandi na výzkumném plánu (viz Formuláře).

  4. V rámci programu Mobilita, alias Freemover si student podá žádost o finanční podporu. Je-li mu vyhověno, pak si další dokumenty zajišťuje sám (týká se to především vízových dokumentů). Student si sám zajišťuje letenku, ubytování atd. Zahraniční oddělení může studentovi vystavit pouze potvrzení o studiu na UP, či potvrzení o udělení stipendia, bude-li třeba toto doložit k žádosti o vízum.

  5. Pro všechny (jak Erasmus Plus, tak i výjezdy mimo EU) vyjíždějící studenty však platí, že musí svůj výjezd do zahraničí nahlásit referentce zahraničního oddělení FF, tj. Janě Hořákové, j.horakova@upol.cz . Bez nahlášení nemůže být mobilita zaevidována ve STAGu a bez evidence nemůže být stáž po jejím absolvování uznána v rámci studentova studia na UP.

  6. Výjezd doložíte předložením kopie tzv. zvacího dopisu / dopisu o přijetí.

  7. Cestovní pojištění
    S platností od 1. 9. 2009 mohou studenti, kteří jsou oficiálně univerzitou vyslaní na studijní pobyt do zahraničí, využít cestovního pojištění poskytnutém Univerzitou Palackého v Olomouci. O kartičku cestovního pojištění mohou požádat na ZO FF všichni studenti vyjíždějící na mobility formálně schválené FF UP.
    Bližší informace o rozsahu i podmínkách pojištění najdete na zde PŘÍLOHA
    U pobytů v zahraničí nad 90 dní!
    Před odjezdem kontaktujte e-mailem pana Jiřího Zapletala z Pojišťovacího makléřství BOHEMIA, a.s. a sdělte mu níže uvedené údaje, e-mail: jirka@zapletalovi.com

    Jméno Příjmení
    Rodné číslo
    Místo pobytu
    Pobyt od.... a počet měsíců pobytu

    Dostanete potvrzovací mail, že jste byli přijati do pojištění na celou délku pobytu, případně mimořádně můžete nahlásit telefonicky na čísle: 585 415 127, 776 003 842 nebo osobně Bohemia-Krapkova 4-Olomouc.

  8. Jakékoliv změny (typu předčasné ukončení mobility atp.) student neprodleně hlásí ZO FF

  9. Zhruba v polovině semestru student obdrží e-mail ze ZO FF s pokyny o zápisu předmětů, které v zahraničí navštěvuje, přes Portál do STAGu.

  10. Po návratu ze zahraničí student vrátí na ZO kartu cestovního pojištění a předloží
    ·         potvrzení o absolvování studijního/pracovního/výzkumného pobytu (Letter  of  Confirmation)
    ·         přehled dosažených studijních výsledků na přijímající instituci, tzv. výpis výsledků (Transcript of Records), v případě praxí předloží Placement completion certificate - viz Formuláře
    ·         závěrečnou zprávu (viz FORMULÁŘE).

  11. Výsledky – Transcript of Records / Placement completion certificate – student předá svému katedernímu koordinátorovi pro zahraničí / školiteli a domluví se s ním na uznání výsledků a jejich převedení do STAGu. V případě uznání pracovních pobytů viz www DOPLÍM, AŽ BUDE

Výjezdy v rámci vládních stipendií DZS MŠMT a program CEEPUS

Proplacení nákladů za cestovné do zahraničí se týká pouze studentů, jejichž mobilita byla zprostředkována buď Domem zahraničních spolupráce MŠMT (dále jen DZS), tj. stipendijní pobyty v rámci mezinárodních smluv, vládní stipendia, nebo programem CEEPUS. V ostatních programech jako jsou např. AKTION, Erasmus Plus, DAAD, Freemover atd. je studentovi poskytnuto paušální stipendium na pokrytí všech výloh spojených se studiem v zahraničí, tzn. jak výloh pobytových, tak i cestovních. Na proplacení jízdného tedy nemají u těchto jmenovaných programů studenti nárok.

Info: http://www.dzs.cz/cz/akademicka-informacni-agentura/.

Administrace

  1. Přihláška
    Stipendijní pobyty v zahraničí na základě mezinárodních smluv jsou nabízeny ve dvou skupinách podle způsobu přidělování, který stanoví MŠMT:
    A/ rozpis kvót
    http://www.dzs.cz/cz/akademicka-informacni-agentura/43_mezinarodni_smlouvy-rozpis_kvot/ ) – stipendijní místa do konkrétních zemí, která MŠMT přidělí pro daný akademický rok přímo jednotlivým vybraným VŠ. O tato stipendia se mohou ucházet pouze zájemci z daných škol. Návrh na vyslání/Žádost o přidělení stipendia (= formulář DZS, více viz http://www2.dzs.cz/scripts/detail.asp?id=3016 ) uchazeči podávají prostřednictvím rektorátu.
    B/ výběrová řízení
    http://www.dzs.cz/cz/akademicka-informacni-agentura/44_mezinarodni_smlouvy-vyberova-rizeni/  - o stipendijní místa do zemí v této skupině se mohou ucházet zájemci ze všech veřejných vysokých škol v ČR. Návrh na vyslání/Žádost o přidělení stipendia (viz http://www.dzs.cz/cz/akademicka-informacni-agentura/53_mezinarodni_smlouvy-formular/) podávají uchazeči prostřednictvím zahraničního oddělení Filozofické fakulty UP.

    Přihlášky se podávají elektronicky na DZS + vyplněný formulář vytisknout a nechat schválit na ZO FF.

  2. Student je povinen před výjezdem (po obdržení vyrozumění od DZS) přijít osobně na ZO a domluvit se na možnostech proplacení cestovného a poskytnutí karty pojištění do zahraničí, tj. vyplnit formulář „Žádanka o náhradu jízdních výdajů vzniklých v souvislosti s plněním mezinárodních smluv“ (viz FORMULÁŘE), přinést kopii akceptačního dopisu od zahraniční univerzity, dodat fakturu či účtenku za jízdné, letenku a rozhodnutí o přidělení stipendia od MŠMT nebo programu CEEPUS.

  3. Informovat vysílající katedru, resp. katederního koordinátora (viz Kontakty), školitele – v případě výzkumných pobytů, o této skutečnosti a domluvit se na individuálním studijním či výzkumném plánu = Learning Agreement (viz Formuláře).

  4. S platností od 1. 9. 2009 mohou studenti, kteří jsou oficiálně univerzitou vyslaní na studijní pobyt do zahraničí, využít cestovního pojištění poskytnutém Univerzitou Palackého v Olomouci. O kartičku cestovního pojištění mohou požádat na ZO FF všichni studenti vyjíždějící na mobility formálně schválené FF UP.

    Bližší informace o rozsahu i podmínkách pojištění najdete na zde PŘÍLOHA

    U pobytů v zahraničí nad 90 dní:

    Před odjezdem kontaktujte e-mailem pana Jiřího Zapletala z Pojišťovacího makléřství BOHEMIA, a.s. a sdělte mu níže uvedené údaje, e-mail: jirka@zapletalovi.com

    Jméno Příjmení
    Rodné číslo
    Místo pobytu
    Pobyt od.... a počet měsíců pobytu

    Dostanete potvrzovací mail, že jste byli přijati do pojištění na celou délku pobytu, případně mimořádně můžete nahlásit telefonicky na čísle: 585 415 127, 776 003 842 nebo osobně Bohemia-Krapkova 4-Olomouc.

  5. Jakékoliv změny (typu předčasné ukončení mobility atp.) student neprodleně hlásí ZO FF

  6. Zhruba v polovině semestru student obdrží e-mail ze ZO FF s pokyny o zápisu předmětů, které v zahraničí navštěvuje, přes Portál do STAGu.

  7. Po návratu ze zahraničí student vrátí na ZO kartu cestovního pojištění a předloží
    ·         potvrzení o absolvování studijního/pracovního/výzkumného pobytu (Letter  of  Confirmation)
    ·         přehled dosažených studijních výsledků na přijímající instituci, tzv. výpis výsledků (Transcript of Records), v případě praxí předloží Placement completion certificate - viz Formuláře
    ·         závěrečnou zprávu (viz FORMULÁŘE).

  8. Výsledky – Transcript of Records, student předá svému katedernímu koordinátorovi pro zahraničí / školiteli a domluví se s ním na uznání výsledků a jejich převedení do STAGu. V případě uznání pracovních pobytů se řiďte pokyny v kapitole Pracovní pobyty v zahraničí.

Ostatní výjezdy

Studenti FF UP si dnes mohou vybrat z široké nabídky studijních pobytů v zahraničí. Existuje mnoho stipendijních programů, které nabízí nejen domácí univerzita/fakulta, ale rovněž vlády jiných zemí, různé organizace, nadace atp. (např. hojně využívané „stipendium čínské vlády“ – Chinese Government Scholarship, nebo třeba Japanese Government Scholarship). Do „ostatních“ výjezdů řadíme také výjezdy přes program AKTION, DAAD, KAAD, Merrillův program. U těchto výjezdů řeší fakulta administrativu jen částečně, a to především kvůli následnému uznání výjezdů a hlavně kreditů do studentova studia na UP.

Administrace

  1. Včas informovat vysílající katedru, resp. katederního koordinátora (viz Kontakty) či školitele – v případě výzkumných pobytů, o této skutečnosti a domluvit se na individuálním studijním či výzkumném plánu = Learning Agreement (viz Formuláře).

  2. Pro všechny (jak Erasmus Plus, tak i výjezdy mimo EU a ostatní ) vyjíždějící studenty však platí, že musí svůj výjezd referentce zahraničního oddělení FF, tj. Janě Hořákové, j.horakova@upol.cz . Bez nahlášení nemůže být mobilita zaevidována ve STAGu a bez evidence nemůže být studijní pobyt v zahraničí po jeho absolvování uznán v rámci studentova studia na UP.

  3. Výjezd student doloží předložením kopie tzv. zvacího dopisu / dopisu o přijetí.

  4. Cestovní pojištění
    S platností od 1. 9. 2009 mohou studenti, kteří jsou oficiálně univerzitou vyslaní na studijní pobyt do zahraničí, využít cestovního pojištění poskytnutém Univerzitou Palackého v Olomouci. O kartičku cestovního pojištění mohou požádat na ZO FF všichni studenti vyjíždějící na mobility formálně schválené FF UP.

    Bližší informace o rozsahu i podmínkách pojištění najdete na zde PŘÍLOHA

    U pobytů v zahraničí nad 90 dní:

    Před odjezdem kontaktujte e-mailem pana Jiřího Zapletala z Pojišťovacího makléřství BOHEMIA, a.s. a sdělte mu níže uvedené údaje, e-mail: jirka@zapletalovi.com

    Jméno Příjmení
    Rodné číslo
    Místo pobytu
    Pobyt od.... a počet měsíců pobytu

    Dostanete potvrzovací mail, že jste byli přijati do pojištění na celou délku pobytu, případně mimořádně můžete nahlásit telefonicky na čísle: 585 415 127, 776 003 842 nebo osobně Bohemia-Krapkova 4-Olomouc.

  5. Jakékoliv změny (typu předčasné ukončení mobility atp.) student neprodleně hlásí ZO FF

  6. Zhruba v polovině semestru student obdrží e-mail ze ZO FF s pokyny o zápisu předmětů, které v zahraničí navštěvuje, přes Portál do STAGu.

  7. Po návratu ze zahraničí student vrátí na ZO kartu cestovního pojištění a předloží
    ·         potvrzení o absolvování studijního/výzkumného pobytu (Letter  of  Confirmation)
    ·         přehled dosažených studijních výsledků na přijímající instituci, tzv. výpis výsledků (Transcript of Records) - viz Formuláře
    ·         závěrečnou zprávu - viz Formuláře

  8. Výsledky – Transcript of Records – student předá svému katedernímu koordinátorovi pro zahraničí/školiteli a domluví se s ním na uznání výsledků a jejich převedení do STAGu. 

Pracovní pobyty v zahraničí

Velmi žádanou aktivitou se v posledních několika letech staly pracovní stáže studentů v zahraničí.

Dlouhodobě tento typ mobility podporuje program Erasmus Plus (dříve Erasmus). Tento program však finančně zajišťuje pouze mobility do zemí EU. Zájem je však i o pracovní pobyty v mimoevropských zemích. Pro narůstající zájem se proto Filozofická fakulta UP rozhodla finančně podporovat i tyto žádosti.

1. Praktické stáže ERASMUS PLUS

Praktické stáže v rámci tohoto programu administrativně víceméně zajišťuje zahraniční oddělení RUP, konkrétně jej má na starosti Marie Raková. Pro podání přihlášek na pracovní stáže v rámci E+ (EU) tedy musí student sledovat webové stránky rektorátního ZO: https://iro.upol.cz/pl/erasmus/staze/ .

2. Praktické stáže mimo EU

Tyto pracovní mobility pak administruje zahraniční oddělení Filozofické fakulty, konkrétně Jana Hořáková, viz Kontakty.

Doporučení a rady

Zaměstnavatele si student může najít sám, nebo se může podívat na nabídku pracovních stáží na https://intlag.upol.cz/ , nebo může průběžně sledovat stránku s aktualitami zahraničního oddělení na https://www.ff.upol.cz/studenti/zahranicni-mobility/aktualni-nabidky/ , kam zavěšujeme všechny nabídky, ať už studijní, nebo pracovní, které se k nám dostanou.

Administrace

Co se týká administrativních záležitostí student musí respektovat požadavky daného programu – v rámci Erasmu Plus se student řídí informacemi na https://iro.upol.cz/pl/erasmus/staze/ , chcete-li svou stáž absolvovat mimo EU, pak je důležité následující:

  1. Včas si podat žádost o finanční podporu v rámci Mobility studentů FF UP, čili Freemovera – informace o tomto programu Filozofické fakulty najdete na https://www.ff.upol.cz/ DOPLNÍM, AŽ BUDU VĚDĚT, informace o administrativním postupu najdete rovněž zde DOPLNÍM, AŽ BUDU VĚDĚT

  2. Včas si najít vhodného zaměstnavatele (může to být jak instituce, tak organizace či firma) sám, nebo v aktualitách ZO FF nebo na https://intlag.upol.cz/  a kontaktovat ho.

  3. Informovat vysílající katedru, resp. katederního koordinátora nebo koordinátora zahraničních pracovních praxí (viz Kontakty) o této skutečnosti a domluvit se na individuálním pracovním plánu = Learning Agreement for traineeships (viz Formuláře).

  4. Pro všechny (Erasmus Plus i mimo EU) vyjíždějící studenty však platí, že musí svůj výjezd na pracovní stáž nahlásit referentce zahraničního oddělení FF, tj. Janě Hořákové, j.horakova@upol.cz . Bez nahlášení nemůže být mobilita zaevidována ve STAGu a bez evidence nemůže být stáž po jejím absolvování uznána v rámci studentova studia na UP.

  5. V rámci programu Mobilita, alias Freemover si student podá žádost o finanční podporu. Je-li mu vyhověno, pak si ostatní dokumenty (vyjma výše zmíněných) zajišťuje sám (týká se to především vízových dokumentů). Student si také sám zajišťuje letenku, ubytování, atd. Zahraniční oddělení může studentovi zajistit pouze potvrzení o studiu na UP, či potvrzení o udělení stipendia.

  6. Cestovní pojištění
    S platností od 1. 9. 2009 mohou studenti, kteří jsou oficiálně univerzitou vyslaní na studijní pobyt do zahraničí, využít cestovního pojištění poskytnutém Univerzitou Palackého v Olomouci. O kartičku cestovního pojištění mohou požádat na ZO FF všichni studenti vyjíždějící na mobility formálně schválené FF UP.
    Bližší informace o rozsahu i podmínkách pojištění najdete na zde PŘÍLOHA

    U pobytů v zahraničí nad 90 dní:

    Před odjezdem kontaktujte mailem pana Jiřího Zapletala z Pojišťovacího makléřství BOHEMIA, a.s. a sdělte mu níže uvedené údaje, e-mail:jirka@zapletalovi.com

    Jméno Příjmení
    Rodné číslo
    Místo pobytu
    Pobyt od....a počet měsíců pobytu

    Dostanete potvrzovací mail, že jste byli přijati do pojištění na celou délku pobytu, případně mimořádně můžete nahlásit telefonicky na čísle: 585 415 127, 776 003 842 nebo osobně Bohemia-Krapkova4-Olomouc.

  7. Uznání pracovní stáže na UP

    Po ukončení pracovní mobility v zahraničí je student povinen odevzdat na ZO FF doklad o absolvování stáže od hostitelské instituce (organizace, firmy atd.), tzv. Placement completion certificate (viz Formuláře). Na jeho základě mu může být pracovní stáž uznána  v rámci jeho studia na FF UP.

    Pracovní stáž si můžete nechat u katederního koordinátora uznat:
    •  buď formou kreditů jako předmět kategorie C pod zkratkami FIF/ZPS1M za 5 kreditů, FIF/ZPS2M za 10 atd., více viz Portál/Předměty),
    • formou kreditů jako předmět, který nabízí vysílající katedra,
    • nebo formou česko-anglického textu, který bude zapsán do dodatku k diplomu
    • může být i kombinace obojího, tj. předmět + text do DS


    POZN.: Předmět zahraniční pracovní stáž FIF/ZPS1M atd. se neotvírá. Studenům, kteří o něj stojí a kteří si jej splní, po příjezdu ze zahraničí po doložení Placement Completion Certificate, doporučení o uznání praxe od Marie Rakové (týká se pouze stáží v rámci E+)  a vyplněného formuláře žádosti o zapsání předmětu, viz Formuláře podepsaného katederním koordinátorem pro zahraničí zapíše do STAGu referentka pro zahraničí FF – Jana Hořáková, j.horakova@upol.cz .