Užitečné informace k výjezdu do zahraničí
a k jejich administraci
Upozornění k programu Erasmus
Administrace programu ERASMUS+ je na UP rozdělena mezi 3 úseky:
- zahraniční oddělení RUP (administrativa před odjezdem, finance),
- zahraniční oddělení FF UP (záležitosti týkající se Learning Agreementu v IS STAG) a
- katedra, resp. katederní koordinátor pro zahraniční záležitosti (vypisuje výběrová řízení, zodpovídá za studentův studijní plán v zahraničí, tzv. Learning Agreement či pracovní plán, tzv. Learning Agreement for Traineeship, a schvaluje a uznává studijní výsledky ze zahraničních pobytů, tzv. ToR).
Vyjíždějící studenty mají na starosti dle výše 3 zmiňovaných úseků tyto referentky:
-
Zahraniční oddělení RUP má na starosti organizačně-administrativní záležitosti (sepsání účastnické smlouvy před odjezdem, výplata stipendia, poskytnutí karty pojištění),
a/ studijní pobyty v EU- na rektorátní úrovni (tedy ZO RUP) referentky Lenka Haničáková a Vladimíra Žlutířová, https://iro.upol.cz/erasmus/studium/;
b/ studijní pobyty mimo EU - na rektorátní úrovni (tedy ZO RUP) referentka Eva Ohnisková, https://iro.upol.cz/erasmus/mezinarodni-kreditova-mobilita-ka107/;
c/ pracovní pobyty – Marie Raková, https://iro.upol.cz/erasmus/staze/;
Přihlášky na E+ studijní a pracovní pobyty se podávají:
Studijní pobyty – přes IS STAG v Moje studium - ECTS výjezdy
Pracovní pobyty – přes aplikaci INTLAG na https://intlag.upol.cz/
PŘÍPRAVA NA VÝJEZD
Co teď? Co dál?
→ Být v kontaktu se zahraniční univerzitou – zjistit si jejich termín pro podání online přihlášek do jejich informačního systému
→ Zjistit si na www.mzv.cz podmínky pro výjezd do zahraničí – žádost o vízum, potřebná očkování atd. UP zdarma nabízí studentům vyslaným do zahraničí (rozuměj schváleným výjezdům) své pojištění. Informace najdete na https://iro.upol.cz/studium-v-zahranici/cestovni-pojisteni/ . Některé země (Čína, USA, Kanada) však požadují, aby si student pořídil pojištění v hostitelské zemi. Toto si student musí ověřit buď na ambasádě, nebo na zahraniční univerzitě.
→ Zajistit si jízdenku/letenku, koupit si ji ideálně i s poplatkem za její stornování (zejména s ohledem na zkušenosti z doby pandemie korony). Jízdenku/letenku proplácí u výjezdů v rámci AIA (mezinárodní smlouvy) a CEEPUS zahraniční oddělení FF UP.
→ se sponzorem vyřešit výplatu stipendia. Každý sponzor, rozuměj výměnný program, má podmínky a způsob výplaty nastaven jinak. Informace o formě výplaty bývají většinou součástí vyrozumění o udělení stipendia od příslušného programu.
→ Dát si do pořádku studijní záležitosti na domácí univerzitě, zjm. splnění studijních požadavků
→ S dostatečným předstihem začít řešit s katederním koordinátorem studijní plán na zahraniční univerzitě. Studijní plán se píše do tzv. Learning Agreement for study – studijní smlouva mezi studentem, katederním koordinátorem na domácí univerzitě o kurzech, které si student na zahr. univerzitě zapíše. Požádat zahr. univerzitu o katalog/seznam předmětů pro zahraniční studenty. Ideálně by se měl LA skládat jak z předmětů, které by se po příjezdu daly nahradit našimi předměty v kategorii A, B, či C (např.i jazykový kurz lze uznat pod CJV), tak z předmětů, které jsou mimořádné právě tím, že se vyučují pouze v zahraničí (např. že je učí nějaký odborník atp.).
LA konzultovat s katederním koordinátorem (seznam KK najdete v záložce Zahraniční oddělení) nejdříve – ideálně – ústně. V momentě, kdy student výjezd nahlásí a je zaevidován v IS STAG, ZO FF zašle studentovi na e-mail manuál k administraci výjezdu v IS STAG a student si může online zadat Learning Agreement, který KK zkontroluje a online v Portál STAG /odsouhlasí a uzavře.
Learning Agreement for traineeship - v případě praxí, nelze do IS STAG zadat online. LA for traineeship je nutné vyplnit do formuláře, který si student nejdříve stáhne. Poté jej musí podepsat fyzicky student, garant praxe a zahraniční strana. Následně student LA nahraje ke svému výjezdu do IS STAG.
Upozornění pro doktorandy
I pro výjezdy studentů DSP je LA závazný v případě studijních a badatelských pobytů delších než 1 měsíc (např. přes Erasmus, AKTION, Freemover atd.), pokud v zahraničí budou docházet na kurzy, nebo pokud si zahraniční výjezd plní v rámci svého studijního plánu na domácí univerzitě.
Pokud student DSP vyjíždí na konferenci, pak LA netřeba. (Ale i výjezd na konferenci se eviduje v IS STAG.)
V případě výzkumných pobytů doktorandů, informujte o výjezdu svého školitele, příp. vedoucího katedry, a domluvte se s ním na výzkumném plánu (a výstupech). Může být řešeno formulářem LA, kam si student zapíše předmět FF (nikoliv předmět zahraniční).
V případě konferenčních pobytů doktorandů, informujte o výjezdu svého školitele domluvte se s ním jednak na výstupech z konference, jednak na způsobu uznání konference (předmět FF).
UPOZORNĚNÍ PRO VŠECHNY VYJÍŽDĚJÍCÍ
→ Pro všechny typy mobilit/výjezdů do zahraničí (studijní, pracovní, výzkumné, konerence, letní i zimní školy) však platí, že musí být před odjezdem studenta do zahraničí řádně schváleny katedrou a nahlášeny referentce zahraničního oddělení FF UP (Jana Hořáková), aby mohl být výjezd zaevidován ve STAGu a výsledky ze zahraničních pobytů mohly být následně uznány na FF UP a započítány do studia studenta.
→ Po nahlášení a zaevidování mobility v IS STAG (viz bod výše) je výjezd v IS STAG aktivní a je možné k výjezdu elektronicky vyplňovat Learning Agreement a zavěšovat potřebné dokumenty o výjezdu (tzv. zvací dopis/Letter of Admission apod.).
→ Pro všechny typy výjezdů platí, že student musí respektovat:
- jednak požadavky daného výměnného stipendijního programu (Erasmus+, CEEPUS, Mobilita studentů FF – Freemover, vládní stipendia DZS MŠMT, AKTION, DAAD a další),
- jednak požadavky UP, resp. dané fakulty (zahraničního oddělení, studijního oddělení a pro DSP studenty Oddělení pro vědu a výzkum) a příslušné katedry.
- jednak Směrnici o uznávání kreditů v rámci zahraničních studentských mobilit (SD-03/2015)
BĚHEM VÝJEZDU
Závazky vůči katedře/fakultě/univerzitě:
- Jakékoliv změny typu předčasné ukončení mobility, prodloužení mobility atp. student neprodleně hlásí ZO FF.
- Dodatek ke studijní smlouvě (Changes to Learning Agreement) - do 30 dnů po příjezdu na zahraniční univerzitu, příp. do firmy, organizace atd. je student povinen nahlásit změny ve studijní smlouvě, které případně nastaly, a to formou dodatku k LA, čili tzv. Changes. Změny (přidané nebo smazané předměty) se vyplní/zaevidují v IS STAG u výjezdu.
PO NÁVRATU ZE ZAHRANIČÍ
Po návratu ze zahraničí je student povinen dodat a ke svému výjezdu v IS STAG nahrát:
- potvrzení o absolvování studijního/pracovního/výzkumného/konferenčního pobytu (tzv. Letter of Confirmation)
- přehled (kopii) dosažených studijních výsledků na přijímající instituci, tzv. výpis výsledků (Transcript of Records), v případě praxí předloží Placement completion certificate.
- závěrečnou zprávu (viz Formuláře).
Uznávání kreditů ze zahraničí (v IS STAG)
Katederní koordinátor uzná dle pravidel FF UP a v souladu s Learning Agreement a změnami v Learning Agreement všechny kredity za absolvované zahraniční předměty z Transcript of Records v kategoriích A, B a C. Kreditová hodnota všech absolvovaných zahraničních předmětů bude uznávána jako skutečná hodnota dle ToR (v případě ECTS), a to i v případě, kde tato hodnota převyšuje hodnotu předmětů příslušného oboru na FF UP. Kredity ze zemí, které nepoužívají European Credit Transfer System, jsou přepočítány na ECTS podle počtu výukových hodin (za týden, příp. semestr) příslušného zahraničního kurzu, příp. si katederní koordinátor může vyžádat kurikulum zahraničního předmětu.
Podrobněji o uznávání kreditů ze zahraničí ve Směrnici o uznávání kreditů v rámci zahraničních studentských mobilit (SD-03/2015) , příp. v Manuále o administraci výjezdů na FF UP, který posíláme studentovi e-mailem před odjezdem do zahraničí (v reakci na nahlášení výjezdu).
Uznání zahraniční pracovní stáže
Zahraniční pracovní stáž může být na FF UP uznána:
- formou kreditů jako předmět, který nabízí domácí katedra (resp. studijní program FF), takový předmět bude reflektován v LA, do STAGu jej zapíše KK/garant předmětu
- formou kreditů jako předmět kategorie C pod zkratkami FIF/ZPS1M za 5 kreditů, FIF/ZPS2M za 10 atd., více viz Portál/Předměty
- formou česko-anglického textu, který bude zapsán do dodatku k diplomu (nutno dodat ve Wordu e-mailem na j.horakova@upol.cz ), vzor textu najdete na www.ff.upol.cz ve Formulářích (pod Student).
- může být i kombinace obojího, tj. předmět/kredity + text do DS
POZN.: Předmět zahraniční pracovní stáž FIF/ZPS1M atd. se neotvírá, v předzápisu si jej tedy student nemůže zapsat. Studenům, kteří o něj stojí a kteří si jej splní, po příjezdu ze zahraničí po doložení Placement Completion Certificate a doporučení o uznání praxe do IS STAG referentka pro zahraničí FF Jana Hořáková, j.horakova@upol.cz .