Administrace studijních, pracovních a výzkumných pobytů v zahraničí

Někteří studenti jsou ochotni zaplatit si svůj pobyt v zahraničí sami, některým přispěje třeba jeden ze stipendijních programů zmíněných v záložce Možnosti výjezdů do zahraničí.

→ Pro všechny typy pobytů (studijní, pracovní či výzkumné)  však platí, že musí být: 

- před odjezdem studenta do zahraničí řádně schváleny katedrou (formou Learning Agreementu podepsaného katederním koordinátorem či školitelem), nahlášeny referentce zahraničního oddělení FF UP (Jana Hořáková), aby mohl být výjezd zaevidován ve STAGu  a  výsledky ze zahraničních pobytů mohly být následně uznány na FF UP a započítány do studia studenta.

   → Pro všechny typy výjezdů platí, že student musí respektovat:

• jednak požadavky daného výměnného stipendijního programu (Erasmus+, CEEPUS, Mobilita studentů FF – Freemover, vládní stipendia DZS MŠMT, AKTION, DAAD a další),
   
• jednak požadavky UP, resp. dané fakulty (zahraničního oddělení, studijního oddělení a pro DSP studenty Oddělení pro vědu a výzkum) a příslušné katedry.
   
• jednak Směrnici o uznávání kreditů v rámci zahraničních studentských mobilit (SD-03/2015)

Administrativní stránka E+ výjezdů je rozdělena mezi 3 úseky:

1. zahraniční oddělení RUP (administrativa před odjezdem),
2. zahraniční oddělení FF UP (záležitosti týkající se STAGu) a
3. katedra, resp. katederní koordinátor pro zahraniční záležitosti (vypisuje výběrová řízení, zodpovídá za studentův studijní plán v zahraničí, tzv. Learning Agreement či pracovní plán, tzv. Learning Agreement for Traineeship, a schvaluje a uznává studijní výsledky ze zahraničních pobytů, tzv. ToR).

Vyjíždějící studenty mají na starosti dle výše 3 zmiňovaných úseků tyto referentky:

1. a/ studijní pobyty - na rektorátní úrovni (tedy ZO RUP) Lenka Haničáková a  Vladimíra    Žlutířová,  více na https://iro.upol.cz/pl/erasmus/studium/       
   b/ pracovní pobyty – Marie Raková, ZO RUP, https://iro.upol.cz/pl/erasmus/staze/   
    
2. na  fakultní úrovni Jana Hořáková, ZO FF, https://www.ff.upol.cz/studenti/zahranici/zahranicni-oddeleni/
    
3. na katederní úrovni katederní  koordinátoři FF

Přihlášky na E+ studijní a pracovní pobyty:
Studijní pobyty – přes aplikaci Erasmus+ na https://erasmusplus.upol.cz/
Pracovní pobyty – přes aplikaci INTLAG na https://intlag.upol.cz/

Doporučení a rady

Student si může najít/zvolit instituci sám, aniž by měla FF/UP s danou institucí, organizací apod. sjednanou a podepsanou smlouvu, nebo se může podívat na nabídku stipendijních pobytů na fakultních webových stranách https://www.ff.upol.cz/studenti/zahranicni-mobility/aktualni-nabidky/ nebo na https://www.ff.upol.cz/studenti/zahranicni-mobility/moznosti-vyjezdu-do-zahranici/ nebo na  webu příslušné katedry, či jejího FB.

PŘED ODEJZDEM

1. Včas – nejlépe 1 rok před plánovaným výjezdem - si najít takovou zahraniční VŠ, která by odpovídala studentovým požadavkům a přáním, ale také požadavkům jeho oboru/zaměření. Není nutné, aby student zvolil partnerskou instituci UP/fakulty/katedry, platí však ale, že smlouva studentovi zajistí některé výhody ze zahraničního výjezdu plynoucí, především nebude muset platit školné.  Partnerské instituce FF/UP najdete v Mapě mobilit FF.

2. Včas si podat žádost o finanční podporu v rámci Mobility studentů FF UP, tzv. Freemovera – základní informace o tomto stipendijním programu Filozofické fakulty najdete na https://www.ff.upol.cz/studenti/zahranicni-mobility/moznosti-vyjezdu-do-zahranici/.

3. V rámci programu Mobilita  –  Freemover si podat žádost o finanční podporu. Je-li Vám vyhověno, pak si další dokumenty potřebné pro výjezd do zahraničí zajišťujete sám (týká se to především vízových     dokumentů). Student si rovněž sám zajišťuje letenku, ubytování atd.  Zahraniční oddělení FF UP může studentovi vystavit potvrzení o studiu na UP, či potvrzení o udělení stipendia, výpis dosavadních výsledků ze   studia apod.

4. To znamená, že je student povinen sám včas kontaktovat zahraniční instituci (jejich zahraniční oddělení) a informovat se u nich o jejich (většinou online) přihlášce, nabídce předmětů, požadovaných dokumentech,      ubytování...

5. Přibližně měsíc před odjezdem přijdete na ZO FF podepsat finanční dohodu (dále jen FD), bez níž Vám FF UP nemůže na účet vyplatit přiznané stipendium, dodáte kopii akceptačního dopisu od     hostitelské instituce a prohlášení o účtu (viz viz Formuláře).  Spolu s finanční podporou Vám bude na celý pobyt v dané zemi poskytnuta kartička cestovního pojištění do zahraničí (viz bod 8).

6. Krokem č. 5 tak vlastně nahlásíte výjezd do zahraničí. Bez nahlášení výjezdu nemůže být mobilita zaevidována ve STAGu a bez evidence nemůže být stáž po jejím absolvování uznána v rámci studentova      studia na UP.

7. Learning Agreement for study (nebo for traineeship - v případě praxí)

Studijní plán v zahraničí řešte s dostatečným předstihem se zahraniční institucí. Požádejte je o katalog/seznam předmětů, které Vám mohou nabídnout. Ideálně by se měl Váš LA skládat jak z předmětů, které by se po příjezdu daly nahradit našimi předměty v kategorii A či B, tak z předmětů, které jsou mimořádné právě tím, že se vyučují pouze v zahraničí (např. že je učí nějaký odborník atp.). LA konzultujte s katederním koordinátorem (seznam KK najdete v záložce Zahraniční oddělení) nejdříve ústně, v momentě, kdy se za mnou zastavíte na ZO FF a nahlásíte mi výjezd, zaeviduji jej do STAGu a budete moci si do Portál STAG online zadat Learning Agreement, který KK zkontroluje a online v Portál STAG uzavře.

 V případě výzkumných pobytů doktorandů, informujte o výjezdu svého školitele, příp. vedoucího katedry, a domluvte se s ním na výzkumném plánu (a výstupech). Může být řešeno formulářem LA, kam si student zapíše předmět FF (nikoliv předmět zahraniční).

V případě konferenčních pobytů doktorandů, informujte o výjezdu svého školitele domluvte se s ním jednak na výstupech z konference, jednak na způsobu uznání konference (předmět FF).

8. Cestovní pojištění

S platností od 1. 9. 2009 mohou studenti, kteří jsou oficiálně univerzitou vyslaní na studijní pobyt do zahraničí, využít cestovního pojištění poskytnutém Univerzitou Palackého v Olomouci. O kartičku cestovního pojištění mohou požádat na ZO FF všichni studenti vyjíždějící na mobility formálně schválené FF UP.

Bližší informace o rozsahu i podmínkách pojištění najdete v Informacích o cestovním pojištění.

BĚHEM MOBILITY

9. Jakékoliv změny typu předčasné ukončení mobility, prodloužení mobility atp. student neprodleně hlásí ZO FF.

10. cca 30 dnů po příjezdu do zahraničí student obdrží e-mail ze ZO FF s pokyny o změně předmětů = Changes to Learning Agreement a e-mailem se na případných změnách v LA domluví se svým KK.     KK mu následně v Portál STAG uzavře ChLA.

PO NÁVRATU ZE ZAHRANIČÍ

11. Po návratu ze zahraničí student:

• potvrzení o absolvování studijního/pracovního/výzkumného/konferenčního pobytu (tzv. Letter  of  Confirmation)
• přehled (kopii) dosažených studijních výsledků na přijímající instituci, tzv. výpis výsledků (Transcript of Records), v případě praxí předloží Placement completion certificate - viz Formuláře
• závěrečnou zprávu (viz Formuláře).
• vrátí kartu cestovního pojištění

12. Výsledky – Transcript of Records / Placement Completion Certificate – student předá svému katedernímu koordinátorovi pro zahraničí / školiteli a domluví se s ním na jejich uznání a převedení předmětů do     STAGu.

Student, který získal vládní stipendium od MŠMT ČR nebo stipendium programu CEEPUS, může na ZO FF požádat o proplacení nákladů za cestovné. (V ostatních programech jako jsou např. AKTION, Erasmus Plus, DAAD, Freemover atd. toto není možné. Studentovi je zde poskytnuto paušální stipendium na pokrytí všech výloh spojených se studiem v zahraničí, tzn. jak výloh pobytových, tak i cestovních. Na proplacení jízdného tedy nemají u těchto jmenovaných programů studenti nárok.)

Info: http://www.dzs.cz/cz/akademicka-informacni-agentura/.

1. a) Přihláška AIA DZS

Přihlášky se podávají elektronicky na DZS + vyplněný formulář vytisknout a nechat schválit na ZO FF.

Stipendijní pobyty v zahraničí na základě mezinárodních smluv jsou nabízeny ve dvou skupinách podle způsobu přidělování, který stanoví MŠMT:

• A/ rozpis kvót
  https://www.dzs.cz/cz/akademicka-informacni-agentura/ – kvóty – stipendijní místa do konkrétních zemí, která MŠMT přidělí pro daný akademický rok přímo jednotlivým vybraným VŠ. O tato stipendia se mohou ucházet pouze zájemci z daných škol. Návrh na vyslání/Žádost o přidělení stipendia (= formulář DZS, více viz https://www.dzs.cz/cz/akademicka-informacni-agentura/53_mezinarodni_smlouvy-formular/) prostřednictvím zahraničního oddělení FF UP.
  
  
• B/ výběrová řízení
  https://www.dzs.cz/cz/akademicka-informacni-agentura/ – výběrová řízení - o stipendijní místa do zemí v této skupině se mohou ucházet zájemci ze všech veřejných vysokých škol v ČR. Návrh na vyslání/Žádost o přidělení stipendia (viz https://www.dzs.cz/cz/akademicka-informacni-agentura/53_mezinarodni_smlouvy-formular/ ) podávají uchazeči prostřednictvím zahraničního oddělení FF UP.

Se studentem následně komunikuje buď DZS nebo zahraniční partnerská instituce. Student následuje jejich pokyny (vyplňování formulářů spojených s výjezdem – vízum, žádost o ubytování atd.)

1. b) Přihláška CEEPUS

Přihlášky se podávají pouze elektronicky na www.ceepus.info .

2. Před odjezdem student obdrží akceptační dopis (jak od AIA DZS, tak od CEEPUSu). Poté může student začít řešit proplacení jízdného a Learnng Agreement.

3.  Learning Agreement

4. Proplacení cestovních výdajů

Student obdrží od DZS oficiální vyrozumění o udělení stipendia na pobyt v zahraničí (CEEPUS posílá tzv. Letter of Award). Někdy to může být až těsně před plánovaným odjezdem do zahraničí. Teprve poté student může zažádat na zahraničním oddělení FF UP o proplacení cestovních výdajů. To znamená přijít osobně na ZO FF a domluvit se na možnostech proplacení cestovného a poskytnutí karty pojištění do zahraničí, tj. vyplnit formulář „Žádanka o náhradu jízdních výdajů vzniklých v souvislosti s plněním mezinárodních smluv“ (viz FORMULÁŘE), přinést kopii akceptačního dopisu od zahraniční univerzity, dodat fakturu či účtenku za cestovné.

5. Cestovní pojištění

S platností od 1. 9. 2009 mohou studenti, kteří jsou oficiálně univerzitou vyslaní na studijní pobyt do zahraničí, využít cestovního pojištění poskytnutém Univerzitou Palackého v Olomouci. O kartičku cestovního pojištění mohou požádat na ZO FF všichni studenti vyjíždějící na mobility formálně schválené FF UP.

Bližší informace o rozsahu i podmínkách pojištění najdete v Informacích o cestovním pojištění.

6. Hlášení změn

Jakékoliv změny (typu předčasné ukončení mobility atp.) student neprodleně hlásí ZO FF.

7. STAG

V polovině semestru student obdrží e-mail ze ZO FF s pokyny o zápisu předmětů, které v zahraničí navštěvuje, přes Portál do Portál STAG.

8. Po návratu ze zahraničí student vrátí na ZO FF kartu cestovního pojištění a předloží

• potvrzení o absolvování studijního/pracovního/výzkumného pobytu (Letter  of  Confirmation)
• přehled dosažených studijních výsledků na přijímající instituci, tzv. výpis výsledků (Transcript of Records), v případě praxí předloží Placement completion certificate - viz Formuláře
• závěrečnou zprávu (voz web DZS)

9. Výsledky – Transcript of Records, student předá svému katedernímu koordinátorovi pro zahraničí / školiteli a domluví se s ním na uznání výsledků a jejich převedení do STAGu.

Studenti FF UP si dnes mohou vybrat z široké nabídky studijních pobytů v zahraničí. Existuje mnoho stipendijních programů, které nabízí nejen domácí univerzita/fakulta, ale rovněž vlády jiných zemí, různé organizace, nadace atp. (např. hojně využívané „stipendium čínské vlády“ – Chinese Government Scholarship, nebo třeba Japanese Government Scholarship, Studijní stipendium Olomouckého kraje na studium v zahraničí, Darmasiswa Scholarship Program, Duo-Korea Fellowship Program, Ruth Crawford Mitchell Fellowship, Theodor Herzl Distinguished Chair, The Queen Jadwiga Fund Scholarship, the Scholar Foundation, MEXT scholarship a další). Do „ostatních“ výjezdů řadíme také výjezdy přes program AKTION, DAAD, KAAD, Merrillův program. U těchto výjezdů řeší fakulta administrativu jen částečně (následnému uznání výjezdů a hlavně kreditů do studentova studia na UP).

Postup

1. Včas – nejlépe 1 rok před plánovaným výjezdem - si najít takovou zahraniční VŠ, která by odpovídala studentovým požadavkům a přáním, ale také požadavkům jeho oboru/zaměření. Včas si podat přihlášku v daném programu.

2. Včas informovat vysílající katedru, resp. katederního koordinátora (viz Kontakty) či školitele – v případě výzkumných pobytů, o této skutečnosti a domluvit se na individuálním studijním či výzkumném plánu = Learning Agreement (viz Formuláře).

3.  Learning Agreement (a Changes to LA)

4.  Pro všechny vyjíždějící studenty platí, že musí svůj výjezd nahlásit – nejlépe osobně –  referentce zahraničního oddělení FF, tj. Janě Hořákové, j.horakova@upol.cz . Bez nahlášení nemůže být mobilita zaevidována ve STAGu a bez evidence nemůže být studijní pobyt v zahraničí po jeho absolvování uznán v rámci studentova studia na UP.

5. Před odjezdem

• doložíte ZO FF kopii tzv. zvacího dopisu / dopisu o přijetí (Letter of Admission),
• Learning Agreement schválený katederním koordinátorem (studenti Bc. a NMgr.) či školitelem    (studenti Ph.D.)

6. Cestovní pojištění

S platností od 1. 9. 2009 mohou studenti, kteří jsou oficiálně univerzitou vyslaní na studijní pobyt do zahraničí, využít cestovního pojištění poskytnutém Univerzitou Palackého v Olomouci. O kartičku cestovního pojištění mohou požádat na ZO FF všichni studenti vyjíždějící na mobility formálně schválené FF UP.

Bližší informace o rozsahu i podmínkách pojištění najdete v Informacích o cestovním pojištění.

7. Jakékoliv změny (typu předčasné ukončení mobility atp.) student neprodleně hlásí ZO FF.

8. STAG

V polovině semestru student obdrží e-mail ze ZO FF s pokyny o zápisu předmětů, které v zahraničí navštěvuje, do Portál STAG.

8. Po návratu ze zahraničí student vrátí na ZO FF kartu cestovního pojištění a předloží

• potvrzení o absolvování studijního/pracovního/výzkumného pobytu (Letter  of  Confirmation)
• přehled (kopii) dosažených studijních výsledků na přijímající instituci, tzv. výpis výsledků (Transcript of Records), v případě praxí předloží Placement completion certificate - viz Formuláře
• závěrečnou zprávu (viz Formuláře).

9. Výsledky – Transcript of Records / Placement Completion Certificate – student předá svému katedernímu koordinátorovi pro zahraničí / školiteli a domluví se s ním na jejich uznání a převedení předmětů do STAGu.

Velmi žádanou aktivitou se v posledních několika letech staly pracovní stáže studentů v zahraničí.

Dlouhodobě tento typ mobility podporuje program Erasmus Plus (dříve Erasmus). Tento program však finančně zajišťuje pouze mobility do zemí EU. Zájem je však i o pracovní pobyty v mimoevropských zemích. Pro narůstající zájem se proto Filozofická fakulta UP rozhodla finančně podporovat i tyto žádosti.

1. Praktické stáže ERASMUS+

Praktické stáže v rámci tohoto programu administrativně víceméně zajišťuje zahraniční oddělení RUP, konkrétně jej má na starosti Marie Raková. Pro podání přihlášek na pracovní stáže v rámci E+ (EU) tedy musí student sledovat webové stránky rektorátního ZO: https://iro.upol.cz/pl/erasmus/staze/ .

2. Praktické stáže mimo EU

Tyto pracovní mobility pak administruje zahraniční oddělení Filozofické fakulty, konkrétně Jana Hořáková, viz Kontakty.

Doporučení a rady

Zaměstnavatele si student může najít sám, nebo se může podívat na nabídku pracovních stáží na https://intlag.upol.cz/ , nebo může průběžně sledovat stránku s aktualitami zahraničního oddělení na https://www.ff.upol.cz/studenti/zahranicni-mobility/aktualni-nabidky/ , kam zavěšujeme všechny nabídky, ať už studijní, nebo pracovní, které se k nám dostanou.

Administrace

Co se týká administrativních záležitostí student musí respektovat požadavky daného programu – v rámci Erasmu+  se student řídí informacemi na https://iro.upol.cz/pl/erasmus/staze/ , chcete-li svou stáž absolvovat mimo EU, pak je důležité následující:

1. Včas si najít vhodného zaměstnavatele (může to být jak instituce, tak organizace či firma) sám, nebo v aktualitách ZO FF nebo na https://intlag.upol.cz/  a kontaktovat ho.

2. Včas si podat žádost o finanční podporu v rámci Mobility studentů FF UP – Freemovera. Informace o tomto programu Filozofické fakulty najdete na https://www.ff.upol.cz/studenti/zahranicni-mobility/moznosti-vyjezdu-do-zahranici/, informace o administrativním postupu najdete https://www.ff.upol.cz/studenti/zahranici/administrace-vyjezdu/

3. Informovat vysílající katedru, resp. katederního koordinátora nebo koordinátora zahraničních pracovních praxí (viz Kontakty) o této skutečnosti a domluvit se na individuálním pracovním plánu = Learning Agreement for traineeships (viz Formuláře).

4. Pro všechny (Erasmus+ i mimo EU) vyjíždějící studenty však platí, že musí svůj výjezd na pracovní stáž nahlásit referentce zahraničního oddělení FF, tj. Janě Hořákové, j.horakova@upol.cz . Bez nahlášení nemůže být mobilita zaevidována ve STAGu a bez evidence nemůže být stáž po jejím absolvování uznána v rámci studentova studia na UP.

5. Cestovní pojištění

S platností od 1. 9. 2009 mohou studenti, kteří jsou oficiálně univerzitou vyslaní na studijní pobyt do zahraničí, využít cestovního pojištění poskytnutém Univerzitou Palackého v Olomouci. O kartičku cestovního pojištění mohou požádat na ZO FF všichni studenti vyjíždějící na mobility formálně schválené FF UP.

Bližší informace o rozsahu i podmínkách pojištění najdete v Informacích o cestovním pojištění.

6. Jakékoliv změny (typu předčasné ukončení mobility atp.) student neprodleně hlásí ZO FF.

7. Uznání pracovní stáže na UP

Po ukončení pracovní mobility v zahraničí je student povinen odevzdat na ZO FF doklad
o absolvování stáže od hostitelské instituce (organizace, firmy atd.), tzv. Placement completion certificate (viz Formuláře). Na jeho základě mu může být pracovní stáž uznána  v rámci jeho studia na FF UP.

Pracovní stáž si můžete nechat u katederního koordinátora uznat:

• buď formou kreditů jako předmět kategorie C pod zkratkami FIF/ZPS1M za 5 kreditů, FIF/ZPS2M za 10 atd., více viz Portál/Předměty),
• formou kreditů jako předmět, který nabízí vysílající katedra,
• nebo formou česko-anglického textu, který bude zapsán do dodatku k diplomu (nutno dodat ve Wordu e-mailem na j.horakova@upol.cz )
• může být i kombinace obojího, tj. předmět + text do DS

POZN.: Předmět zahraniční pracovní stáž FIF/ZPS1M atd. se neotvírá, v předzápisu si jej tedy student nemůže zapsat. Studenům, kteří o něj stojí a kteří si jej splní, po příjezdu ze zahraničí po doložení Placement Completion Certificate, doporučení o uznání praxe od Marie Rakové (týká se pouze stáží v rámci E+)  a vyplněného formuláře žádosti o zapsání předmětu, viz Formuláře, podepsaného katederním koordinátorem pro zahraničí zapíše do STAGu referentka pro zahraničí FF – Jana Hořáková, j.horakova@upol.cz.